El módulo de Visitas permite que personas externas a la organización o que no disponen de licencia en Hybo:
Puedan acceder a las instalaciones.
Puedan usar recursos compartidos gestionados con Hybo, como parking, salas o comedor.
Este artículo explica cómo configurar el módulo de visitas de Hybo desde el panel de administración. Para otra información en torno a visitas, consulta:
Requisitos y puesta en marcha
Para poder configurar el módulo de Visitas, necesitas estar asignado a grupos con alguno de los roles siguientes:
Administrador de oficina
Administrador global
El módulo de visitas se habilita y configura a nivel de Oficina, igual que el resto de módulos de Hybo. Para ello, dirígete a: MASTERS → Sedes → Oficinas (1) → (selecciona oficina) → pestaña Configuración (2) → sección VISITAS (3) → apartado Módulo → toggle ¿Habilitar? (4):
Una vez hayas habilitado el módulo, los usuarios autorizados (ver requisitos más abajo) podrán gestionar visitas en la app de Hybo.
Además, en este mismo apartado puedes establecer los Campos requeridos que deberán rellenar los usuarios anfitriones en su Perfil de la app para poder concertar visitas:
TEN EN CUENTA: antes de establecer Campos requeridos, debes activar su propiedad Mostrar en la misma Oficina → sección GENERAL → apartado Perfil. De lo contrario, el usuario no los verá bajo su Perfil.
Políticas de reserva
Este apartado te permite establecer restricciones a las visitas que se podrán crear desde la app:
Máximo de días de antelación, Nº máx. de reservas por semana, y Nº máx. de reservas por mes: Ajustes relativos a la antelación y frecuencia con que un usuario podrá concertar visitas.
Permitir parking en visita: Permite a los usuarios anfitriones dar opción de reservar plaza de parking a un único invitado en cada visita. En caso que una visita tenga múltiples asistentes, el anfitrión podrá escoger cuál de ellos tendrá opción a parking. En caso de habilitarlo (primero en el panel de administración, luego el anfitrión al crear la visita y finalmente el asistente al registrar su visita), se asignará una plaza de parking al azar de entre todas las disponibles en la oficina.
Permitir parking a todos los visitantes: Permite que los anfitriones den opción de reservar parking a más de un invitado durante una visita.
Permitir comedor en visita: Permite a los anfitriones dar opción a reservar turno de comedor, menú y platos a un único invitado en cada visita. En caso que una visita tenga varios asistentes, el anfitrión podrá escoger cuál de ellos tendrá opción a comedor.
Permitir comedor a todos los visitantes: Permite que los anfitriones den opción de comedor a más de un invitado durante una visita.
Deshabilitar formulario de registro: Sirve como estado por defecto del invitado al crear visitas desde el panel de administración: Pendiente de registro, si el formulario está habilitado; Confirmado, si no lo está. Indicado si, como secretario o gestor de visitas, quieres que no se envíe solicitud de registro al invitado.
Ocultar sala en visita: Oculta las opciones relativas a reserva de sala en el formulario de creación de visita.
DNI no requerido: Permite que los invitados dejen en blanco el campo DNI/pasaporte en el formulario de registro de su visita.
Además, más adelante puedes indicar:
Enviar emails de actualizaciones de reserva de visitas: Direcciones de e-mail donde recibir notificaciones cuando las visitas cambian de estado.
Política de privacidad (url) y Términos y condiciones (url): Enlaces a vuestras propias páginas web de políticas y términos, en vez de las de Hybo, que aparecerán al pie del formulario de registro de los invitados.
Visitas sin invitación
Permite que personas ajenas a la empresa soliciten acceder a la oficina (p.ej. técnicos, repartidores de material, etc.) desde un dispositivo en el que se haya configurado previamente la aplicación de auto check-in de Hybo. Esta opción está desactivada por defecto.
Puedes indicar:
Visita sin invitación: Activa la funcionalidad. Mientras esté desactivada, solo tus usuarios de Hybo podrán invitar a la oficina a personas ajenas a la empresa.
Autocompletar con el directorio: Si se activa, las personas sin invitación podrán y deberán seleccionar de un listado predictivo de resultados al usuario de Hybo con quien verse, el cual será notificado de la llegada de la persona sin invitación.
TEN EN CUENTA: Activar el Autocompletado puede conllevar exponer el directorio de la empresa a personas no autorizadas y/o dispositivos no autenticados, contraviniendo potencialmente los reglamentos que protegen la privacidad y los datos personales de los empleados.
E-mail por defecto: Dirección a la que notificar de la llegada de la persona sin invitación cuando no se activa la opción anterior y, por ende, no es posible determinar exactamente a qué usuario de Hybo se visita.
Detalle de la reserva
Si se activa el campo ¿Habilitar checkin?, los invitados que ya se hayan registrado podrán confirmar su llegada a las instalaciones en la fecha y hora de la visita mediante la aplicación de auto check-in de Hybo y se notificará al anfitrión.
Mensaje personalizado en correos
Estos campos te permiten incrustar información adicional en las plantillas de e-mail que se enviarán en diferentes etapas de la gestión de cada visita. Ten en cuenta que algunos mensajes van dirigidos a los anfitriones de las visitas y otros a los asistentes.
