Desde la sección DATA LIST → Visitas del menú de navegación puedes:
Crear nuevas visitas.
Listar y consultar las visitas existentes, filtrarlas por oficina, rango de fechas y anfitrión, o descargarlas en formato .csv.
Editar datos de las visitas o eliminarlas.
Visualizar y exportar gráficos en base a información agregada sobre las visitas.
Como usuario anfitrión, también puedes gestionar visitas en la app de Hybo.
Requisitos
Para poder manipular datos de Visitas en el panel de administración necesitas estar asignado a grupos con alguno de los roles siguientes:
Administrador de reservas de visitas
Gestor de reservas
Administrador de oficina
Administrador global
En cambio, para que un usuario pueda crear visitas en la app, necesita uno de los roles siguientes:
Usuario de aplicación de visitas
Usuario de aplicación
Crear nueva visita
Haz clic en DATA LIST → Visitas → Reservas → botón Nuevo, rellena los datos de la visita (pestaña Información Básica) y de sus asistentes (pestaña Más Detalles), y confirma los cambios clicando en CREAR (esquina superior derecha). Ten en cuenta que debes añadir por lo menos un asistente a la visita para poder crearla.
Información Básica
Bajo esta pestaña indica:
Título (obligatorio): Nombre o motivo de la visita.
Oficina (obligatorio): Lugar donde se celebrará la visita.
Usuario (obligatorio): Usuario de Hybo anfitrión de la visita.
Fecha reserva, Hora inicio, y Hora fin (obligatorios): Día, hora y duración de la visita.
Sala (opcional): Sala a reservar asociada a la visita. Si se especifica, creará automáticamente la reserva de sala en la fecha y hora indicadas.
Observaciones (opcional): Información extra de interés que después podrás exportar en
.csv.Estado:
Aceptado: Estado de las visitas creadas en la app por usuarios anfitriones o en el panel admin por usuarios administradores/gestores.
Rechazado: visita cancelada o eliminada.
Más Detalles
Bajo esta pestaña:
Introduce el e-mail de cada invitado en el campo Asistentes. Pulsa Enter o haz clic sobre el listado predictivo para confirmar que quieres añadir el e-mail/asistente en cuestión, el cual se incorporará al listado debajo.
A continuación, despliega el panel de cada uno de ellos para consultar o aportar la información adicional que estimes oportuna.
Datos del asistente
Nombre (obligatorio): Nombre del asistente.
Compañía: Organización a la que pertenece.
DNI/Pasaporte e ID de tarjeta: Posibles datos identificativos.
Estado:
Pendiente de registro: El invitado todavía no ha rellenado el formulario de registro de invitación. Es el estado inicial al crear visitas desde la app.
Pendiente de confirmación: Estado inicial de los acompañantes que un invitado haya podido añadir durante su registro. Deben ser aceptados por el anfitrión o un administrador.
Confirmado: Estado que se asigna automáticamente cuando el asistente completa satisfactoriamente su registro de invitación o el anfitrión acepta a un acompañante. También es el estado a indicar cuando no quieres que el invitado reciba solicitud de registro y vas a rellenar todos sus datos por él.
En espera: El asistente ha llegado y hecho check-in (ver detalles más adelante).
Cancelado: La invitación ha sido rechazada, ya sea por el asistente (selecciona la opción de cancelar en el e-mail de solicitud de registro), por el anfitrión (cancela la visita o la solicitud de un acompañante de invitado desde la app) o por un administrador (cancela la visita o cambia el estado del invitado en el panel admin).
Además, puedes habilitar acompañantes, así como reservas de comedor y de parking para cada invitado, que quedarán asociadas a la visita:
Permitir acompañantes: El invitado podrá añadir acompañantes durante su registro.
Permitir reserva comedor: El invitado podrá reservar comedor durante su registro.
Permitir reserva parking: El invitado Permite que el invitado reserve plaza de parking durante su registro. Si añades al invitado en estado Confirmado, indica la matrícula de su vehículo. La reserva de parking asigna una plaza al azar de entre todas las disponibles en la fecha y horario de la visita.
TEN EN CUENTA: Como administrador o gestor de visitas debes rellenar todos los datos de invitados en estado Confirmado; dichos datos servirán de valor por defecto para invitados en estado Pendiente de registro, quienes podrán completarlos o modificarlos durante su proceso de registro.
Parking para invitados
Duración de la reserva: Si el módulo de parking está configurado por turnos, se asignará plaza durante todo el día; en cambio, si está configurado por horas, se ocupará plaza acorde a la hora de inicio y duración de la visita.
Plaza asignada: Se asigna una plaza al azar de entre todas las disponibles en la fecha y horario de la visita. Para cambiar de plaza, hazlo como con cualquier otra reserva de parking a través de DATA LIST → Parking → Reservas.
Listar y consultar visitas
DATA LIST → Visitas → Reservas muestra por defecto las reservas de visitas de hoy y mañana de la primera oficina de tu sede pero puedes filtrar por Oficina, Fecha inicio/Fin y Usuario anfitrión para afinar la búsqueda. Si obtienes muchos resultados, utiliza las opciones de paginación que aparecen en la esquina inferior derecha del listado. También puedes optar por listar las reservas de manera individual o agrupadas por usuario anfitrión.
Finalmente, puedes descargar el listado en .csv, fichero que luego podrás importar en cualquier aplicación de análisis de datos, como Excel, Numbers o ChatGPT.
Haz clic sobre cualquier reserva del listado para consultar sus detalles. Desde ahí, también podrás editar datos de la visita.
Editar o eliminar reservas
Para editar una reserva, simplemente haz clic sobre ella en el listado, realiza los cambios necesarios y confirma los cambios clicando en GUARDAR.
Si modificas Fecha reserva, Hora inicio y/o Hora fin de la visita, la reserva asociada de sala y las reservas de comedor y de parking de cada invitado, en caso de haberlas, se actualizarán en consecuencia.
Puedes eliminar una reserva directamente desde el listado haciendo clic en su icono de papelera y confirmando la acción. Las reservas eliminadas pasarán a estado Rechazado.
Self check-in
Cuando la Visita de un invitado determinado pasa a estado Confirmado, se le envía un e-mail que incluye un código QR mediante el cual podrá hacer check-in en las instalaciones el día de la visita.
La aplicación que permite leer e interpretar dicho código se halla en Mi cuenta → enlace Self Check-in (a pie de página). Su URL es: https://selfcheckin.hybo.app/login.
Para procesar códigos QR de Visita correctamente hay que entrar en la web app con la clave que figura en Mi Cuenta → Clave de suscripción y dejar los campos del formulario en blanco:
Dispones de más información acerca de la aplicación de Self check-in en este artículo.