La aplicación de Self Check-in permite que:
Usuarios de Hybo hagan check-in de sus reservas del día, p.ej. al llegar al comedor durante su turno de almuerzo.
Invitados registren su llegada a la oficina el día de su visita y se notifique directamente al anfitrión.
Personas ajenas a la organización soliciten acceso a la oficina, p.ej. mensajeros o repartidores de suministros.
Todo ello de manera autónoma, sin que haga falta destinar personal a dichas tareas.
Requisitos
Para poder configurar Self Check-in, es necesario estar asignado a grupos que confieran uno de los roles siguientes:
Administrador de oficina
Administrador global
Para check-ins de invitados y solicitudes de visita sin invitación previa, es necesario tener contratado y configurar el módulo de Visitas. El resto de módulos no requiere una configuración específica.
Por otra parte, siempre es necesario un dispositivo destinado a Self Check-in con las características apropiadas para la modalidad escogida
Configurar visitas
Permitir check-ins de invitados confirmados
Para que invitados puedan hacer check-in, en el panel admin dirígete a MASTERS → Sedes → Oficinas → (selecciona oficina) → pestaña Configuración → sección VISITAS → apartado Detalle de la reserva y activa el toggle ¿Habilitar checkin?.
Permitir solicitudes de visita sin invitación previa
Para permitir que personas ajenas a la organización puedan solicitar visitar a empleados en determinadas oficinas, en el panel admin dirígete a MASTERS → Sedes → Oficinas → (selecciona oficina) → pestaña Configuración → sección VISITAS → apartado Visita sin invitación y activa el toggle Visita sin invitación.
Imprimir etiquetas identificativas
Puedes configurar Self Check-in para que imprima una etiqueta de usuario o de visitante en el mismo momento en que hace check-in. Para ello, dirígete a MASTERS → Mi Cuenta → pestaña Configuración → apartado Aplicación Self Check-in:
Imprimir identificación visitante: Imprime etiqueta a invitados de visitas.
Imprimir identificación empleado: Imprime etiqueta a usuarios de Hybo, tanto si tienen reservas a las que hacer check-in como si no.
Mostrar logo en etiqueta: Se incluye el logo corporativo en el encabezado de la etiqueta.
TEN EN CUENTA: Para establecer la comunicación entre Hybo y una impresora, es necesaria la intervención de Soporte. Una vez configurada, podrás comprobar el correcto funcionamiento mediante el botón Enviar prueba a la impresora.
Configurar Self Check-in en el dispositivo
1. Escoge modalidad de Self Check-in
Hybo ofrece Self Check-in en dos modalidades:
Aplicación web: Compatible con cualquier dispositivo que disponga de un navegador web moderno (independientemente de su sistema operativo) y de cámara, necesaria para escanear códigos QR.
App para Android: Compatible con dispositivos Android ¿X? o superior que dispongan de cámara, para check-ins escaneando códigos QR, y/o NFC, para check-ins escaneando tarjetas NFC.
Para cargar Self Check-in en modalidad web basta con abrir su página en el navegador web del dispositivo deseado. Encontrarás la URL de Self Check-in en el panel admin, al pie de la sección Mi Cuenta → pestaña Información Básica.
TEN EN CUENTA: Para configurar Self Check-in en modo quiosco en una tableta suministrada por Hybo o como app para Android, contacta con Soporte.
2. Activa Self Check-in en el dispositivo
Obtén la Clave de suscripción en la sección Mi Cuenta → pestaña Información Básica del panel admin:
Introdúcela en la pantalla principal de la app de Self Check-in y pulsa Entrar:
3. Establece el alcance de posibles check-ins
Limita a qué reservas se puede hacer check-in en el dispositivo que estás configurando en función de dónde esté ubicado, vuestras preferencias y políticas de check-in:
Deja el formulario en blanco para permitir check-ins de reservas de cualquier oficina y módulo, pero no solicitudes de registro sin invitación.
Selecciona Oficina, Edificio, Planta, Módulo/s y/o Zona para permitir check-ins de los ámbitos especificados:
Selecciona Oficina y, opcionalmente, Edificio si deseas permitir solicitudes de registro sin invitación.
Asimismo, selecciona Oficina y, opcionalmente, Edificio si deseas permitir check-ins de reservas de varios Módulos.
Selecciona además Planta si deseas limitar los check-ins a reservas de un único Módulo y Zona.
Configurar check-ins mediante NFC
Para poder hacer check-in con NFC hace falta:
Configurar Self Check-in como app de Android.
Establecer Tarjeta de empleado a los usuarios que dispongan de tarjeta NFC.
TEN EN CUENTA: Necesitas contactar con Soporte para configurar Self Check-in como app para Android.
Configurar Tarjeta de empleado
El campo Tarjeta de empleado del usuario debe contener el valor codificado en su tarjeta NFC para que Hybo pueda identificarlo y hacer match con sus reservas. Para actualizarlo, en el panel admin haz lo siguiente:
Actualizar uno o pocos usuarios
En el panel admin, navega a DATA LIST → Usuarios → Listado.
Busca y selecciona el usuario deseado.
Bajo su pestaña Básico, actualiza la Tarjeta de empleado.
Pulsa GUARDAR.
Si lo necesitas, repite el proceso para otro usuario.
Actualizar muchos usuarios a la vez
En el panel admin, navega a DATA LIST → Usuarios → Listado.
Haz clic en Descargar plantilla y guarda el fichero .csv.
Rellena la plantilla informando Email y NumTarjeta de los usuarios a actualizar.
Vuelve a Usuarios → Listado.
Haz clic en Subir plantilla y selecciona el fichero actualizado.
Verás una notificación informando de "Archivo CSV cargado con éxito".
