Este artículo explica cómo gestionar visitas en la app de Hybo y qué ocurre en cada paso del proceso, tanto desde el punto de vista del anfitrión como del invitado. Si ves estados inesperados en Hybo, invitados pendientes o acompañantes que no recuerdas haber añadido, revisa este artículo para entender el motivo.
Si, aun así, tú o tus invitados no veis alguna de las opciones descritas, contacta con un administrador para que revise la configuración del módulo Visitas, tal y como se explica en Configurar visitas en el panel de administración.
Introducción
El módulo de visitas permite que personas externas a la organización, o que no disponen de licencia en Hybo, puedan:
Acceder a las instalaciones.
Utilizar recursos compartidos como salas, parking o comedor, si el anfitrión lo permite.
En Hybo, una persona puede ser invitada de varias formas:
Invitación creada por un anfitrión desde la app.
Invitación creada por un administrador desde el panel de administración.
Acompañantes añadidos por un invitado durante su registro.
Registro por cuenta propia de una persona sin invitación previa.
Estas diferencias explican por qué no todas las visitas son iguales y por qué, en algunos casos, se requiere confirmación adicional por parte de unos u otros.
Requisitos
Para poder invitar, confirmar o rechazar visitas en la app de Hybo necesitas estar asignado a grupos con alguno de los roles siguientes:
Usuario de aplicación de visitas
Usuario de aplicación
Por su parte, los invitados necesitarán:
Una cuenta de e-mail, donde recibirán invitaciones y notificaciones.
Un navegador web, desde el que completarán su registro.
Los invitados no necesitan cuenta en Hybo ni instalar la app: realizan toda la gestión vía e-mail y web.
Crear nueva visita (anfitrión)
Como anfitrión, puedes crear una visita desde:
Sección Tu día → apartado ¿Necesitas alguna reserva más?, o
Sección Reservas → (selecciona día en el calendario) → icono Añadir (+).
Formulario de la visita
Al crear una visita, Hybo te solicita los datos siguientes:
Título (obligatorio): Motivo de la visita.
Fecha (obligatorio): Día de la visita.
Inicio y Final (obligatorios): Franja horaria prevista, siendo clave el inicio puesto que los invitados no podrán registrarse si ya ha comenzado la visita.
Invitados (al menos uno): Personas que asistirán a la visita.
Observaciones (opcional): Notas internas sobre la visita.
¿Vas a necesitar una sala? (según configuración): Permite reservar una sala asociada a la visita.
Datos adicionales que solo se habilitan si indicas que necesitas una sala:
Capacidad: Filtro para encontrar la sala adecuada.
Sala: Permite escoger una sala disponible en la franja de la visita con la capacidad indicada.
Reunión online: Si se activa, incluye el e-mail de la sala en la reserva.
Formulario de invitados
Para cada invitado es imprescindible indicar su e-mail, ya que:
Es el identificador principal del invitado.
Es el medio por el que recibirá la invitación y las instrucciones.
Escribe el e-mail en el campo correspondiente (1) y selecciónalo de la lista (2) para que se añada a la visita:
A continuación, puedes activar:
Acompañantes
Plaza de parking
Comedor
Estas opciones determinan si el invitado podrá añadir acompañantes y reservar plaza de parking y de comedor durante su registro.
Cuando termines, pulsa Atrás para revisar la visita, completa los campos pendientes y dale a Reservar para confirmar.
Qué ocurre después de crear la visita
Una vez creada la visita:
Hybo envía un e-mail a cada invitado con la invitación, solicitando que la acepten o la rechacen.
Entre tus reservas verás una tarjeta de reserva de visita en estado Aceptado con los invitados en estado Pendiente de registro hasta que acepten la invitación y se registren.
También verás la reserva de sala asociada, si la solicitaste.
En el detalle de la visita, puedes pulsar en un invitado para consultar la información completada durante su registro, así como sus reservas de comedor y de parking, si existen.
TEN EN CUENTA: El estado Pendiente de registro indica que Hybo está esperando una acción por parte del invitado.
Confirmar o cancelar visitas (anfitrión)
Desde la sección Tu día o Reservas, accede al detalle de una visita para:
Consultar los datos de la visita y de sus asistentes.
Confirmar asistentes Pendiente de confirmación.
Cancelar o rechazar la invitación de un asistente determinado.
Eliminar la visita por completo, lo que cancela todas las invitaciones y elimina la reserva de sala (si existe).
Estados de una visita (por invitado)
Hybo gestiona el estado por cada invitado. Esto explica por qué puedes ver varios estados distintos para una misma visita.
Estado | Qué representa | Qué debería suceder |
Pendiente de registro | El invitado aún no ha respondido a la invitación. | El invitado completa el registro o rechaza la invitación. |
Pendiente de confirmación | Invitado no previsto inicialmente (acompañante). | El anfitrión confirma o rechaza la solicitud. |
Confirmada | El invitado ha completado el registro o el anfitrión ha confirmado la solicitud. | El invitado acudirá a la visita. |
Cancelada | El invitado ha rechazado la invitación o el anfitrión ha rechazado la solicitud o ha cancelado la visita. | Si un invitado ha rechazado (o ha sido rechazado), la visita todavía se puede realizar sin su presencia. Si el anfitrión ha cancelado la visita por completo, ésta ya no se va a celebrar. |
RECUERDA: El estado Pendiente de registro requiere acción del invitado (registrarse o rechazar) mientras que Pendiente de confirmación requiere acción del anfitrión (confirmar o rechazar).
TEN EN CUENTA: Actualmente no es posible que los asistentes pendientes de confirmación (p.ej. acompañantes del invitado) terminen reservando parking o comedor.
Registro con invitación (invitado)
Cuando un anfitrión crea una visita en Hybo, como invitado recibes un e-mail con:
Quién te invita.
Dónde y cuándo será la visita.
Un enlace para aceptar la invitación y registrarte (1).
Un enlace para rechazar la invitación (2).
Si rechaza, la visita pasará a Cancelada. Si acepta, comenzará el proceso de registro.
Formulario de registro
Se le solicitarán los datos siguientes:
Nombre y Apellido (obligatorios)
Compañía (obligatorio)
E-mail (obligatorio): E-mail de contacto, ya informado como parte de la invitación.
DNI / Pasaporte (según configuración)
Los invitados pueden cambiar el idioma del formulario mediante el menú desplegable en la esquina superior derecha de la pantalla.
Reservas de parking y comedor
Según lo establecido por el anfitrión, el invitado también podrá:
Activar Plaza de parking. De ser así, también deberá indicar la Matrícula del vehículo.
Activar Reserva de comedor. En tal caso, podrá elegir Comedor, Turno, Menú y/o Platos del menú, según la configuración del comedor y de las políticas de reserva de la oficina donde se celebrará la visita.
Añadir acompañantes a la visita.
Acompañantes
Si la visita lo permite, el invitado puede añadir acompañantes con el botón que se encuentra al final del formulario. En tal caso, se mostrará un formulario de registro adicional para cada acompañante.
TEN EN CUENTA: Cada acompañante genera una visita en estado Pendiente de confirmación que el anfitrión deberá aceptar o rechazar.
Qué ocurre después de enviar el registro
Una vez completado el registro:
Hybo envía un e-mail de confirmación al invitado (1), el cual puede incluir un código QR para hacer check-in el día de la visita.
Hybo también envía e-mails de reserva de parking (2) y de comedor (3), en caso de haberlas solicitado. En el caso de parking, el e-mail indicará la plaza asignada.
Como anfitrión, en la app de Hybo:
Verás que la visita del invitado ha pasado a Confirmada.
También verás una nueva visita por cada acompañante en estado Pendiente de confirmación.
Deberás aceptar o rechazar explícitamente a cada acompañante.
