Este artículo explica cómo gestionar visitas en la app de Hybo y qué ocurre en cada paso del proceso, tanto desde el punto de vista del anfitrión como del invitado. Si ves estados inesperados en Hybo, invitados pendientes o acompañantes que no recuerdas haber añadido, revisa este artículo para entender el motivo.
Si, aun así, tú o tus invitados no veis alguna de las opciones descritas, contacta con un administrador para que revise la configuración del módulo Visitas, tal y como se explica en Gestionar visitas en el panel de administración.
Requisitos
Para poder invitar, confirmar o rechazar visitas en la app de Hybo necesitas estar asignado a grupos con alguno de los roles siguientes:
Usuario de aplicación de visitas
Usuario de aplicación
Por su parte, los invitados necesitarán:
Una cuenta de e-mail, donde recibirán invitaciones y notificaciones.
Un navegador web, desde el que completarán su registro.
Los invitados no necesitan cuenta en Hybo ni instalar la app: realizan toda la gestión vía e-mail y web.
Introducción
El módulo de visitas permite que personas externas a la organización, o que no disponen de licencia en Hybo, puedan:
Acceder a las instalaciones.
Utilizar recursos compartidos como salas, parking o comedor, si el anfitrión lo permite.
En Hybo, una persona puede ser invitada a una visita de tres formas distintas:
Invitación creada por un anfitrión desde la app.
Solicitud externa sin invitación previa, realizada desde un formulario web.
Acompañantes añadidos por un invitado durante su registro.
Estas diferencias explican por qué no todas las visitas son iguales y por qué, en algunos casos, se requiere confirmación adicional por parte de unos u otros.
Crear nueva visita (anfitrión)
Como anfitrión, puedes crear una visita desde:
Sección Tu día → apartado ¿Necesitas alguna reserva más?, o
Sección Reservas → (selecciona día en el calendario) → icono Añadir (+).
Formulario de la visita
Al crear una visita, Hybo te solicita los datos siguientes:
Título (obligatorio): Motivo de la visita.
Fecha (obligatorio): Día de la visita.
Inicio y Final (obligatorios): Franja horaria prevista, siendo clave el inicio puesto que los invitados no podrán hacer check-in antes de esa hora.
Invitados (al menos uno): Personas que asistirán a la visita.
Observaciones (opcional): Notas internas sobre la visita.
¿Vas a necesitar una sala? (según configuración): Permite reservar una sala asociada a la visita.
Datos adicionales que solo se habilitan si indicas que necesitas una sala:
Capacidad: Filtro para encontrar la sala adecuada.
Sala: Permite escoger una sala disponible en la franja de la visita con la capacidad indicada.
Reunión online: Si se activa, incluye el e-mail de la sala en la reserva.
Formulario de invitados
Para cada invitado es imprescindible indicar su e-mail, ya que:
Es el identificador principal del invitado.
Es el medio por el que recibirá la invitación y las instrucciones.
Escribe el e-mail en el campo correspondiente (1) y selecciónalo de la lista (2) para que se añada a la visita:
A continuación, puedes activar:
Plaza de parking
Reserva de comedor
Estas opciones determinan qué recursos podrá reservar el invitado durante su registro. Podrás activarlo para uno, varios o ningún invitado, según la configuración del módulo.
Cuando termines, pulsa Atrás para revisar la visita, completa los campos pendientes y dale a Reservar para confirmar.
Qué ocurre después de crear la visita
Una vez creada la visita:
Hybo envía un e-mail a cada invitado con la invitación, solicitando que la acepten o la rechacen.
Entre tus reservas verás una tarjeta de reserva de visita por cada invitado, en estado Pendiente de registro.
También verás la reserva de sala asociada, si la solicitaste.
TEN EN CUENTA: El estado Pendiente de registro indica que Hybo está esperando una acción por parte del invitado.
Confirmar o cancelar visitas (anfitrión)
Desde la sección Tu día o Reservas, accede al detalle de una visita para:
Consultar los datos de la visita, del invitado y del resto de asistentes.
Confirmar una visita en estado Pendiente de confirmación.
Cancelar o rechazar la invitación del invitado que estás revisando.
Eliminar la visita por completo, lo que cancela todas las invitaciones y elimina la reserva de sala (si existe).
TEN EN CUENTA:
Si cancelas la invitación de un invitado que ya se haya registrado, sus reservas de parking o comedor no se eliminan automáticamente.
Si el invitado cancela por su cuenta, ocurre lo mismo.
Solo se eliminan las reservas de parking o comedor cuando se elimina una visita por completo.
Estados de una visita (por invitado)
Hybo gestiona el estado por cada invitado. Esto explica por qué puedes ver varios estados distintos para una misma visita.
Estado | Qué representa | Qué debería suceder |
Pendiente de registro | El invitado aún no ha respondido a la invitación | El invitado completa el registro o rechaza la invitación |
Pendiente de confirmación | La visita no estaba prevista inicialmente (acompañante o solicitud externa) | El anfitrión confirma o rechaza la solicitud |
Confirmada | El invitado ha completado el registro o el anfitrión ha confirmado la solicitud | La visita está lista |
Cancelada | El invitado ha rechazado la invitación o el anfitrión ha rechazado la solicitud o ha cancelado la visita. | Si un invitado ha rechazado (o ha sido rechazado), la visita todavía se puede realizar sin su presencia. Si el anfitrión ha cancelado la visita por completo, ésta ya no se va a celebrar. |
RECUERDA: el estado Pendiente de registro requiere acción del invitado (registrarse o rechazar) mientras que Pendiente de confirmación requiere acción del anfitrión (confirmar o rechazar).
Registro con invitación (invitado)
Cuando un anfitrión crea una visita en Hybo, el invitado recibe un e-mail con:
Quién le invita.
Dónde y cuándo será la visita.
Un enlace para aceptar la invitación y registrarse (1).
Un enlace para rechazar la invitación (2).
Si el invitado rechaza, la visita pasará a Cancelada. Si acepta, comenzará el proceso de registro.
Formulario de registro
Se solicitarán los datos siguientes al invitado:
Nombre y Apellido (obligatorios)
Compañía (obligatorio)
E-mail (obligatorio): E-mail de contacto, ya informado como parte de la invitación.
DNI / Pasaporte (según configuración)
Reservas de parking y comedor
Según lo permitido por el anfitrión, el invitado también podrá indicar:
Plaza de parking: Si requiere reserva de parking también deberá indicar la Matrícula del vehículo.
Reserva de comedor: Si desea reserva de comedor podrá elegir Ubicación, Turno, Menú y/o Platos del menú, según la configuración de la oficina donde se celebrará la visita.
Acompañantes
El invitado puede añadir acompañantes con el botón Añadir que se encuentra al final del formulario. En tal caso, se mostrará un formulario de registro adicional para cada acompañante.
TEN EN CUENTA: Cada acompañante genera una visita en estado Pendiente de confirmación que el anfitrión deberá aceptar o rechazar.
Qué ocurre después de enviar el registro
Una vez completado el registro:
Hybo envía un e-mail de confirmación al invitado (1), el cual puede incluir un código QR para hacer check-in el día de la visita.
Hybo también envía e-mails de reserva de parking (2) y de comedor (3), en caso de haberlas solicitado. En el caso de parking, el e-mail indicará la plaza asignada.
Como anfitrión, en la app de Hybo:
Verás que la visita del invitado ha pasado a Confirmada.
También verás una nueva visita por cada acompañante en estado Pendiente de confirmación.
Deberás aceptar o rechazar explícitamente a cada acompañante.
Registro sin invitación (solicitudes externas)
Algunas organizaciones permiten que personas externas soliciten una visita desde un formulario web que proporciona Hybo.
En este caso:
El solicitante debe completar tanto sus datos (dcha.) como los datos relativos a la visita, es decir, a quién desea visitar, dónde, cuándo y por qué motivo (izq.).
La visita llega al anfitrión en estado Pendiente de confirmación.
El anfitrión debe decidir si acepta o rechaza la solicitud.
Si te interesa compartir este formulario con tus contactos, pide a un administrador que te facilite la URL. Se halla en la sección Mi cuenta del panel de administración.