Si bien este artículo está orientado a administradores de Hybo, también incluye una plantilla para compartir con los usuarios que resume las políticas de reserva y normas de uso de los vehículos corporativos.
El módulo de Flota de vehículos (Car fleet) permite a los usuarios de Hybo reservar los vehículos que la empresa pone a su disposición. Como administrador del módulo puedes:
Establecer las políticas de reserva.
Gestionar la flota de vehículos, incluyendo los periodos de mantenimiento de cada vehículo, durante los cuales no podrán ser reservados.
También puedes administrar las reservas de otros usuarios, como se explica en Gestionar reservas de la flota de vehículos en el panel de administración.
Configurar el módulo
Requisitos
Para poder configurar el módulo de Flota de vehículos, así como dar vehículos de alta, necesitas estar asignado a grupos con alguno de los roles siguientes:
Administrador de flota de vehículos
Administrador de oficina
Administrador de datos maestros
Administrador global
Puesta en marcha
El módulo de Flota de vehículos se habilita y configura a nivel de Oficina, igual que el resto de módulos de Hybo. Para ello, dirígete a: MASTERS → Sedes → Oficinas → (selecciona oficina) → pestaña Configuración → sección FLOTA DE VEHÍCULOS → apartado Módulo → toggle ¿Habilitar?.
Además, en este mismo apartado puedes establecer los Campos requeridos que deberán rellenar los usuarios en su Perfil de la app para poder reservar vehículo:
TEN EN CUENTA: antes de establecer Campos requeridos, debes activar su propiedad Mostrar en la misma Oficina → sección GENERAL → apartado Perfil. De lo contrario, el usuario no los verá bajo su Perfil.
Políticas de reserva
Este apartado permite establecer restricciones a las reservas que los usuarios podrán crear desde la app:
Máximo de días de antelación, Nº máx. de reservas por semana, Nº máx. de reservas por mes, y Nº máx. de días de reservas consecutivas: Ajustes relativos a la antelación y frecuencia con que un usuario podrá reservar vehículo.
Minutos máx. hasta auto check-out: Margen de tiempo para hacer check-in antes de perder la reserva y liberar automáticamente el vehículo.
Enviar emails de confirmación de reserva de vehículo de flota: Permite especificar e-mails donde notificar cuando alguien reserva vehículo.
Detalle de la reserva
Este apartado afecta a las acciones disponibles en la pantalla de detalle de las reservas en la app:
¿Habilitar checkin?: Permite hacer check-in simplemente pulsando un botón (1).
¿Mostrar QR?: Muestra el QR de la reserva (2), que se podrá escanear con la aplicación de auto check-in en una tableta o dispositivo destinado a tal fin.
Botón para escanear QR (3): Permite hacer el check-in de la reserva escaneando un QR de vehículo con la cámara del móvil.
Actualmente, no hay toggle para "Escanee QR para check in"; necesitas solicitar la activación de este botón a Soporte.
Mensaje personalizado en correos
Los campos de este apartado permiten incrustar información adicional en las plantillas de e-mail que se enviarán en diferentes etapas de la gestión de cada reserva, p.ej. al crearla, cancelarla, antes del check-in, etc.
Turnos de reserva
Hybo está preparado para reservar vehículos por turnos, no por horas, pudiendo disponer de hasta 3 turnos: Mañana, Tarde y Todo el día.
Para configurarlos, dirígete a MASTERS → Sedes → Oficinas → (selecciona oficina) → pestaña Turnos → sección FLOTA DE VEHÍCULOS:
Mañana: Establece su Hora inicio y Hora fin.
Tarde: Establece Hora inicio, sin que se solape con la Hora fin del turno anterior, y Hora fin.
Todo el día: Turno generado automáticamente que comprende desde Hora inicio del turno de Mañana hasta Hora fin del turno de Tarde.
Se puede disponer de un único turno en la app, normalmente Todo el día, mediante solicitud a Soporte.
Distancias en kilómetros o millas
En MASTERS → Sedes → Oficinas → (selecciona oficina) → pestaña Información:
Unidad de medida: Indica si registrar las distancias recorridas por los vehículos en kilómetros (km) o millas (mi).
Gestionar vehículos
Desde la sección MASTERS → Flota de vehículos puedes:
Añadir nuevos vehículos.
Listar y consultar todos los vehículos de una oficina o solo los que satisfagan determinados filtros.
Descargar sus datos en formato
.csv.Descargar los códigos QR de los vehículos que los usuarios podrán escanear para hacer check-in.
Eliminar vehículos
Hybo no impone límites a la cantidad de vehículos que puedes gestionar. Crea tantos como necesites.
Crear vehículo
Para añadir un vehículo, haz clic en DATA LIST → Flota de vehículos → Reservas → botón Nuevo y rellena los datos del formulario:
Imagen (opcional): Foto del vehículo para identificarlo más fácilmente al reservar en la app.
TEN EN CUENTA: Hybo no hace ningún tratamiento de las imágenes que adjuntas. Para una experiencia de usuario óptima, se recomienda unas dimensiones de 872x436px (o relación de aspecto 2:1) y un tamaño de fichero lo más contenido posible.
Marca y modelo, Motor, Combustible, Transmisión y Nº Asientos: Todos ellos son campos puramente informativos.
Matrícula: Identificador del vehículo, dato clave para reservar desde el panel admin.
Odómetro (km o mi): Distancia total recorrida por el vehículo en kilómetros (km) o millas (mi) según la configuración de la oficina.
Oficina, Edificio (opcional) y Planta (opcional): Ubicación del vehículo. Los usuarios podrán reservar el vehículo siempre que sus permisos les confieran visibilidad de su oficina y/o edificio.
Habilitado: Permite que los usuarios reserven el vehículo.
ID externo (opcional): Identificador del vehículo para integración del módulo de Peticiones/Incidencias con Infraspeak.
Cuando hayas completado el formulario, confirma los cambios pulsando el botón CREAR (esquina superior derecha).
Mantenimiento y registro de daños
Bajo la pestaña Información básica:
Odómetro: Irá incrementando automáticamente a medida que los usuarios reserven el vehículo y reporten la distancia recorrida cuando hagan check-out al devolverlo.
Inicio mantenimiento y Fin mantenimiento: Periodo durante el cual los usuarios no podrán reservar el vehículo. Además, al guardar, se cancelará cualquier reserva existente en ese periodo. Más detalles en el artículo de Configuración de periodos de mantenimiento.
Bajo la pestaña Daños:
Puedes activar manualmente los toggles de las partes dañadas cuando el vehículo sufra daños y desactivarlos tras su reparación.
Asimismo, cuando un usuario haga check-out, podrá indicar si el vehículo ha sufrido daños, que también se verán reflejados en este panel.
La tipologías de daños están prestablecidas y no se pueden modificar.
Comunicar las políticas de reserva
La siguiente plantilla está pensada para compartir con los usuarios de vehículos de flota. Adáptala sustituyendo los valores entre corchetes y eliminando las reglas que no apliquen según la configuración de vuestras oficinas.
Reserva de vehículos corporativos
Requisitos
Puedes reservar vehículo con la aplicación Hybo. Para ello, necesitas:
Haberte registrado en la plataforma con tu e-mail corporativo y contraseña.
Haber accedido a la plataforma con Google y tus credenciales corporativas.
Haber accedido a la plataforma con Office 365 y tus credenciales corporativas.
(dejar solo la que aplique de las tres)En la sección Perfil, completar los datos siguientes:
Fecha de caducidad del permiso de conducir
Foto del carnet
(solo lo que aplique)
Solicitar a [contacto] poder reservar vehículos.
(solo si requiere de aprobación caso por caso y añadir al usuario al grupo de permisos correspondiente)
Políticas de reserva
Puedes reservar vehículo:
Con hasta [X] días de antelación.
Un máximo de [Y] veces por semana / al mes.
Hasta [Z] días consecutivos.
Para turno de:
Mañana (de [inicio] a [fin] h)
Tarde (de [inicio] a [fin] h)
Todo el día (de [inicio] a [fin] h)
(dejar solo la opción u opciones que apliquen)
Normas de uso
El día de la reserva:
Haz check-in al recoger el vehículo:
Escaneando con [la tablet de recepción] el QR de tu reserva disponible en el e-mail de confirmación o en el detalle de la reserva en Hybo.
Escaneando el QR del vehículo con la cámara de tu móvil o desde el detalle de la reserva en Hybo.
Pulsando "Check in" en el detalle de la reserva en Hybo.
(dejar solo la opción u opciones que apliquen)Como máximo, [X] minutos tras el inicio del turno reservado; de lo contrario, se cancelará tu reserva y no podrás llevarte el vehículo.
(si se ha establecido check-out automático)
Haz check-out en la reserva de Hybo al devolver el vehículo :
Indicando el kilometraje actual del vehículo, incluyendo foto del odómetro en el salpicadero.
Informando de posibles daños, incluyendo foto de los mismos y descripción que explique lo sucedido.
Si has reservado el vehículo para varios días consecutivos, puedes hacer check-out y devolver el vehículo al término del último día.
Entrega la llave a [responsable] en [lugar].