Este artículo explica cómo gestionar reservas de vehículos de flota en nombre de otros usuarios. Para aprender a configurar el módulo, consulta Gestionar y configurar la flota de vehículos en el panel de administración.
Desde la sección DATA LIST → Flota de vehículos puedes:
Reservar vehículo para otros usuarios.
Consultar todas las reservas existentes o las que satisfagan determinados filtros, así como descargar sus datos en formato
.csv.Editar reservas o eliminarlas.
Hacer check-in en nombre del usuario.
Visualizar y exportar gráficos en base a información agregada sobre las reservas.
Requisitos
Para poder manipular datos de reservas de Flota de vehículos en el panel de administración necesitas estar asignado a grupos con alguno de los roles siguientes:
Administrador de reservas de flota de vehículos
Administrador de flota de vehículos
Administrador de oficina
Administrador global
En cambio, para que los usuarios puedan reservar vehículos en la app, necesitan uno de los roles siguientes:
Usuario de aplicación de flota de vehículos
Usuario de aplicación
Consultar reservas
Hybo ofrece 2 vistas desde las que gestionar reservas:
Listado: Tabla con 1 fila por reserva, diversas columnas y posibilidad de descargar los datos en formato
.csvpara su posterior análisis en herramientas como Excel, Numbers o ChatGPT.Calendario: Vista semanal con 1 fila por vehículo y una 1 columna por día, con las reservas correspondientes en cada casilla.
Listado de reservas
Para consultar el listado de reservas, dirígete a DATA LIST → Flota de vehículos → Reservas:
Filtra resultados. Por defecto, se muestran las reservas de hoy y de mañana, siempre de una única oficina.
Exporta en formato
.csvlos datos de las reservas que satisfagan los filtros establecidos.Reordena el listado pulsando sobre el encabezado de la columna deseada.
Accede al detalle de cualquier reserva pulsando sobre su fila.
Al pie del listado, gestiona la paginación y navega entre páginas de resultados.
Si activas el toggle Agrupar por usuario, el listado mostrará la columna Es recurrencia, que indica si una reserva es simple (✖) o forma parte de una serie (✔️).
Calendario
Para ver las reservas en un calendario semanal, dirígete a DATA LIST → Flota de vehículos → Calendario:
Filtra por Oficina, Usuario y/o Vehículo.
Navega entre semanas mediante el filtro de Fecha.
Comprueba de un vistazo la disponibilidad de la flota y quién ha reservado cada vehículo.
Accede al detalle de cualquier reserva pulsando en ella.
A diferencia del listado de reservas, el calendario no incluye reservas canceladas ni perdidas y, actualmente, tampoco permite eliminar reservas ni hacer check-in.
Si no aparece algún vehículo, asegúrate de estar filtrando por la Oficina correcta y que el vehículo esté habilitado en MASTERS → Flota de vehículos → (encuentra y selecciona el vehículo) → toggle Habilitado.
Detalle de la reserva
Accede al detalle de cualquier reserva pulsando su fila en el listado o su tarjeta en el calendario. Entre sus datos, se incluye:
Fecha y hora exactas de check-in y check-out.
Kilometraje actualizado y foto del odómetro, si el usuario ya ha hecho check-out. Pulsa el icono junto al campo Imagen del odómetro para previsualizar la foto.
Daños reportados y foto de los mismos, si el usuario ya ha hecho check-out.
Crear nueva reserva de vehículo
En el listado de reservas (DATA LIST → Flota de vehículos → Reservas), pulsa el botón Nuevo.
Alternativamente, en el calendario (DATA LIST → Flota de vehículos → Calendario):
Filtra por la Oficina y Fecha de la semana deseadas.
Localiza la fila del vehículo y columna del día deseados.
Si la casilla está libre, primero pulsa en ella y después en el icono Añadir (+):
Mañana: Pulsa sobre la mitad superior de la casilla.
Tarde: Pulsa sobre la mitad inferior.
Todo el día: Pulsa sobre cualquier mitad y luego arrastra la tarjeta hasta la otra mitad.
Formulario de reserva
A continuación, rellena los campos del formulario. Si comenzaste a crear desde el calendario, algunos valores aparecerán precargados de acuerdo con tu selección previa.
Oficina: Oficina en la que reservar. La selección de oficina determina qué vehículos están disponibles para reservar.
Usuario: Beneficiario de la reserva.
Vehículo: Vehículo a reservar de la flota de la oficina seleccionada.
Turno: Mañana, Tarde o Todo el día.
Tipo:
Simple: Reserva para un único día.
Múltiple: Varias reservas simples para el mismo usuario, vehículo y turno en días a seleccionar mediante el campo Fecha.
Recurrente: Varias reservas entre dos fechas siguiendo el patrón que se indique en los campos Cada X semanas y Días de la semana.
Todas las reservas de una recurrencia están conectadas entre sí, lo que, a diferencia de las reservas múltiples, permite a usuarios y administradores eliminarlas de golpe o por rango de fechas.
Fecha: Según el Tipo de reserva, permite escoger una única fecha de reserva (reserva simple), varias fechas (múltiple) o fechas de inicio y de fin (recurrente).
Motivo: Razón por la que se reserva el vehículo.
Para acabar, pulsa el botón Crear en la esquina superior derecha.
Como administrador puedes crear reservas ignorando las políticas de reserva establecidas, p.ej. con más antelación de la estipulada.
Hacer check-in
Para hacer check-in de una reserva, dirígete al listado de reservas (DATA LIST → Flota de vehículos → Reservas):
Usa los filtros para encontrar la reserva deseada, que debe cumplir lo siguiente:
Reserva del día en curso,
con turno que caiga en la hora actual, y
tener estado Reservado.
Una vez aparezca en el listado, pulsa su icono de Check-in en la columna Acciones.
Aparecerá la notificación "Checkin realizado" en la parte superior de la pantalla.
Actualmente, Hybo no permite hacer check-in desde la vista de calendario. Además, tampoco permite hacer check-out desde el panel de administración; deben hacerlo los usuarios en la aplicación.
Eliminar reservas de vehículos
Dirígete al listado de reservas (DATA LIST → Flota de vehículos → Reservas):
Usa los filtros para encontrar la reserva deseada.
Una vez aparezca en el listado, pulsa su icono de Papelera en la columna Acciones.
Confirma la acción. Si la reserva forma parte de una recurrencia:
Activa Toda la recurrencia para eliminar todas las reservas de la serie, o
modifica las fechas Desde y Hasta para eliminar un rango de reservas.
Actualmente, Hybo no permite eliminar reservas desde la vista de calendario.