Este artículo explica cómo registrarse y acceder a Hybo por primera vez. Además, ofrece una visión general de la interfaz de usuario y te muestra cómo hacer tus primeras reservas.
Antes de acceder por primera vez
Antes de entrar a Hybo por primera vez, es imprescindible saber qué tipo de acceso ha definido tu compañía. Si escoges un método equivocado, los intentos de acceso serán infructuosos e incluso pueden bloquear temporalmente tu cuenta como medida de seguridad.
Hybo permite tres tipos de acceso, pero solo uno estará activo en tu empresa:
Integración con tu cuenta corporativa de Microsoft Office 365.
Integración con tu cuenta corporativa de Google Workspace.
Cuenta de Hybo con tu e-mail corporativo y contraseña personalizada.
Integración con Microsoft Office 365
Si tu empresa ha optado por integrar las cuentas corporativas de Microsoft 365 con Hybo, no necesitas registrarte. En tal caso:
Accede a app.hybo.app.
Pulsa el botón Cuenta Office 365.
Introduce tus credenciales corporativas habituales.
Hybo delegará en Microsoft para validar tu identidad y, si los datos son correctos, te permitirá el acceso.
Integración con Google Workspace
Si tu empresa ha optado por integrar las cuentas corporativas de Google Workspace con Hybo, no necesitas registrarte. En tal caso:
Accede a app.hybo.app.
Pulsa el botón Google.
Introduce tus credenciales corporativas habituales.
Si Google da por buena la autenticación, Hybo te permitirá el acceso.
Cuenta de Hybo con tu e-mail corporativo
Si tu empresa no utiliza Microsoft ni Google, o sí los utiliza pero ha optado por un acceso independiente a Hybo, deberás crear una cuenta en Hybo.
Crea tu cuenta
Accede a app.hybo.app.
Pulsa Sign up now:
Introduce tu e-mail corporativo y pulsa Enviar código de verificación:
Introduce el código que habrás recibido en tu e-mail y pulsa Verificar código:
Tras verificar tu e-mail, crea tu contraseña, completa tu nombre y pulsa Crear:
Accede tras el registro
Una vez creada tu cuenta:
Vuelve a app.hybo.app.
Introduce tu e-mail corporativo y la contraseña que acabas de crear.
Pulsa Sign in para acceder.
Si en algún momento olvidas la contraseña, pulsa Forgot your password? para restablecerla.
Primer acceso y onboarding
El primer acceso a Hybo activa el onboarding, que es fundamental para la correcta activación de tu cuenta ya que:
Completa información básica de tu perfil.
Permite que los administradores gestionen tu cuenta.
Determina qué módulos y recursos podrás utilizar.
Sin el onboarding completo, no podrás operar con normalidad.
Durante este proceso, Hybo te pedirá la información siguiente:
Idioma de la interfaz
Oficina asignada
Vehículos (opcional, solo si utilizáis el módulo de parking)
Cuando finaliza el onboarding y puedes ver la sección Tu día, tu cuenta está lista para usarse.
TEN EN CUENTA: Aunque usuarios secretarios o administradores vayan a gestionar reservas por ti, debes completar el onboarding igualmente para que tu cuenta se cree correctamente en Hybo.
Llegados a este punto, puedes usar Hybo en su versión web o app móvil, incluso alternar entre una y otra (atendiendo al tipo de acceso que haya establecido tu empresa, como se ha explicado antes):
Web: app.hybo.app
Android: Hybo en Google Play Store
Posibles problemas durante el primer acceso
Un problema con el que puedes topar la primera vez que accedes a Hybo es el Error 401: Acceso no autorizado. En tal caso, contacta con tu administrador para que habilite tu cuenta de usuario o le conceda los privilegios que correspondan a tu posición.
Visión general de la interfaz
Las funcionalidades de Hybo son idénticas en escritorio y móvil. La única diferencia es la ubicación del menú de navegación:
Escritorio: menú lateral izquierdo.
Móvil: menú inferior.
Menú de navegación
Desde este menú siempre puedes acceder a:
Tu día: Tus reservas para hoy y atajos para crear reservas de última hora.
Reservas: Vista de calendario y gestión de reservas por día.
Incidencias (según configuración): Notifica problemas con los recursos compartidos de la empresa.
Información (según configuración): Accede a información o enlaces a webs/PDFs de interés.
Perfil: Datos personales y preferencias.
TEN EN CUENTA: Las secciones del menú de navegación y su contenido pueden variar según los módulos activos en tu empresa y su configuración.
Tu día
Es la pantalla inicial en Hybo. Aquí puedes ver:
Tus reservas para hoy: Pulsa sobre cualquier reserva para gestionarla.
Noticias recientes (integración con Microsoft SharePoint según configuración)
Servicios (según configuración): Beneficios que la empresa pone a tu disposición.
¿Necesitas alguna reserva más?: Reserva recursos para hoy de forma rápida.
Reservas
Ofrece una visión temporal mediante **calendario**, mostrando siempre tus reservas del día seleccionado (por defecto, el día de hoy). Aquí puedes:
Seleccionar otro día del calendario para ver tus reservas de ese día.
Deseleccionar día para ver todas tus reservas del mes, incluyendo las ya pasadas.
Ocultar el calendario para ver todas tus reservas de hoy en adelante.
Con un día seleccionado en el calendario, crear una reserva para ese día.
Gestionar cualquier reserva pulsando sobre su tarjeta.
En el calendario:
Los días con reservas aparecen subrayados
Los días deshabilitados (festivos o fines de semana) se muestran en gris.
AL RESERVAR: Independientemente de que reserves desde Tu día o desde Reservas, siempre podrás cambiar la fecha en el formulario de reserva.
Perfil
Aquí gestionas información asociada a tu cuenta, como:
Oficina activa
Vehículos (si reserváis parking)
Idioma de la interfaz
Al pulsar sobre tu nombre puedes editar datos personales adicionales, cuya tipología y obligatoriedad depende de la política de tu empresa. Por nombrar algunos:
Código QR personal (si utilizáis tótems o tabletas para check-in)
Código de empleado
Permiso de conducir (si disponéis de parking y/o flota de vehículos)
Teléfono y/o dirección
Detalle de la reserva
Pulsando en cualquier tarjeta de reserva accedes a su detalle. Habitualmente encontrarás:
Fecha de la reserva
Ubicación del recurso (p.ej. edificio, planta y/o zona)
Nombre del recurso asignado (puesto, sala, plaza de parking, etc.)
Estado de la reserva
Algunos estados habituales son:
Reservada: Reserva en firme.
Pre-reserva: Recurso pendiente de asignar.
En cola: Recurso que se asignará automáticamente si otro usuario cancela su reserva.
Perdida: Reserva a la que no se dio uso.
Cancelada
Los estados disponibles pueden variar según el tipo de recurso, la configuración de la oficina y acciones previas.
Desde aquí también puedes gestionar la reserva como se explica más abajo.
Tus primeras reservas
Crear una reserva
Para crear tu primera reserva:
Accede a Reservas.
Selecciona un día del calendario y pulsa el icono Añadir (+).
Selecciona el recurso que deseas reservar, p.ej. sala de reuniones.
Completa el formulario prestando especial atención a la fecha y resto de campos obligatorios marcados con un asterisco.
Pulsa Reservar.
Una vez creada:
Verifica que la tarjeta de reserva aparece en la fecha correcta del calendario y tiene el estado esperado.
Comprueba haber recibido un e-mail de confirmación de la reserva.
Gestionar reservas existentes
Pulsa sobre la tarjeta de una reserva para acceder a su detalle. Desde aquí, normalmente puedes:
Cancelar la reserva si no las vas a usar.
Hacer check-in y check-out al ocupar o liberar un recurso (si la funcionalidad está activada).
Reservar otros recursos para el mismo día.
BUENOS HÁBITOS: Cancela reservas que no vas a usar cuanto antes y haz check-out tan pronto liberes recursos para que otros compañeros puedan sacarles provecho.