Las reservas de salas se muestran en la agenda de los usuarios invitados. Esto permite que los asistentes consulten los datos de la reunión y realicen el check-in o check-out, mientras el organizador conserva el control de la cancelación.
Desde la aplicación de administradores también se pueden gestionar los participantes de una reserva.
¿Qué puede hacer cada usuario?
Acción | Organizador | Asistente | Administrador |
Consultar la reserva | Sí | Sí, si está invitado | Según sus permisos |
Realizar check-in | Sí | Sí | Según sus permisos |
Realizar check-out | Sí | Sí | N/A |
Cancelar la reserva desde la aplicación de usuarios | Sí | No | N/A |
Modificar los participantes desde Admin | N/A | N/A | Según sus permisos |
Crear una reserva con asistentes
Al crear una reserva de sala, el administrador puede indicar el organizador y los participantes.
El organizador recibe la reserva como propietario y los asistentes pueden consultarla desde su agenda.
Editar los asistentes de una reserva
Abrí la reserva de sala desde Admin.
Accedé a la edición de la reserva.
Agregá o quitá los participantes correspondientes.
Guardá los cambios.
Los cambios se reflejan de la siguiente manera:
Participantes agregados: reciben la reserva y pueden consultarla en su agenda.
Participantes eliminados: reciben un correo informando que su participación en la reserva fue eliminada.
Quitar a un participante no cancela la reserva para el organizador ni para el resto de los asistentes.
Eliminar la reserva
Si el administrador elimina la reserva completa, tanto el organizador como los participantes reciben un correo de reserva eliminada.
Consultar una reserva como asistente
Cuando te invitan a una reserva de sala, aparece una tarjeta en tu agenda o vista del día con:
Nombre o número de la sala.
Fecha y horario.
Organizador, identificado como “Invitado por”.
Estado de la reserva.
Acciones de check-in o check-out, cuando estén disponibles.
Realizar el check-in
Cualquier asistente incluido en la reserva, también el organizador, puede realizar el check-in dentro de la ventana de tiempo configurada.
Abrí la tarjeta de la reserva.
Seleccioná la acción de check-in.
La reserva pasa a estar en uso.
El check-in se realiza una sola vez por reserva. Cuando una persona lo completa, la acción deja de estar disponible para el resto de los asistentes.
El organizador puede consultar quién realizó el check-in.
Realizar el check-out
Cuando termina la reunión, cualquier asistente puede realizar el check-out, siempre que exista un check-in activo.
Al hacerlo:
La reserva pasa a estado Finalizada.
La sala queda libre para nuevas reservas.
Se registra quién realizó la acción.
El check-out finaliza la reserva de la sala para todos los participantes. Si se realiza antes del horario de finalización, el espacio se libera inmediatamente.
Cancelar la reserva
Desde la aplicación de usuarios, la cancelación está disponible únicamente para el organizador.
El organizador puede cancelar tanto una reserva pendiente como una que ya está en uso. Al confirmar la cancelación, la sala se libera y se notifica a los asistentes.
Los invitados no pueden cancelar una reserva de la que son únicamente participantes.
¿Qué pasa si nadie realiza el check-in?
Si la sala tiene configurada la liberación automática por falta de check-in y transcurre el tiempo establecido sin que ningún participante confirme el uso, el sistema libera la sala y notifica al organizador.