El módulo de Actividades facilita a los empleados reservar espacios y recursos destinados a promover su salud física y emocional y favorecer el bienestar individual y de equipo. Por ejemplo:
Recursos en espacios destinados al ocio: mesas de ping-pong o de billar, juegos de mesa, consolas de videojuegos, rincones de descanso y de lectura.
Actividades grupales guiadas: sesiones de yoga o de meditación, rutinas de fitness, talleres o cursos de formación, actividades de team building, etc.
Actividades individuales: sesiones de masaje, de psicoterapia, de coaching.
Instalaciones deportivas, individuales o para grupos: máquinas de musculación, cintas de correr, pistas de pádel, etc.
Al mismo tiempo, facilita a los administradores la gestión de estos recursos para optimizar su uso. En este artículo veremos ambas vertientes: la configuración desde el panel de administración y la experiencia de reserva desde la aplicación de usuario.
Configuración desde el panel de administración
Políticas de reserva
Se puede activar y configurar el módulo de Actividades de manera independiente en cada oficina. Estas configuraciones son similares a las de otros módulos, incluyendo opciones como:
Configuraciones de notificaciones push (próximamente)
Apertura semana completa
Dia de apertura: Dia de la semana a partir del cual permitir reservar para la próxima semana.
N° máximo de reservas por semana: Número máximo de reservas cada semana.
Ejemplo:
Apertura próxima semana: Jueves, y
N° max. de reservas: 3.
Resultado: A partir del jueves, los usuarios podrán empezar a reservar para la próxima semana, pudiendo acumular hasta 3 reservas entre ese lunes y el domingo siguiente.
Bonos
En esta sección, puedes:
Habilitar bonos para actividades.
Establecer la cantidad de sesiones por bono y el precio de los bonos.
Activar informes mensuales automáticos de los bonos, seleccionando el día de envío y los correos electrónicos destinatarios.
Participantes para reservas grupales
Activa el toggle Habilitar participantes en actividades para permitir que los usuarios puedan añadir otros usuarios a sus propias reservas, p.ej. al reservar pista de pádel.
Solo se pueden añadir de esta manera otros usuarios de Hybo de tu empresa.
Gestión de Zonas y Espacios
En el apartado de Masters, se encuentran las opciones Zonas y Espacios.
Zonas
Crea zonas de actividades y carga el mapa correspondiente.
Accede al Generador de mapas, donde se diseñan los espacios dentro de la zona creada.
Espacios
Crea espacios específicos dentro de una zona previamente configurada.
Configura los Turnos de cada espacio:
Selecciona Días de la semana en que estará disponible.
Establece Hora inicio y Hora fin para las reservas.
Evita la superposición de horarios entre turnos.
Sección de Datos
Bajo DATA LIST → Actividades, se encuentran tres opciones:
Reservas: Listado de reservas realizadas por los usuarios.
Bonos: Usuarios que han solicitado bonos y su estado.
Gráficos: Estadísticas relacionadas con las reservas.
Para saber cuántas sesiones le quedan a un usuario, consulta DATA LIST → Usuarios → Listado → (busca y selecciona el usuario) → pestaña Información básica → campo Nº sesiones en el bono:
Reservar en la aplicación de usuario
Antes de poder reservar actividades, necesitas:
Gestionar tus bonos de actividades, que determinan cuántas sesiones puedes reservar y cuántas has gastado ya.
Completar información del perfil, si las políticas de reserva establecidas así lo requieren.
Solicitar bonos
Para gestionar tus bonos:
Accede a la sección Perfil.
Bajo Gastos → Bonos de actividades, consulta:
El total de bonos solicitados por mes.
La cantidad de sesiones todavía disponibles.
Si no habías solicitado ningún bono antes o ya no te queda ninguna sesión, pulsa Solicitar.
Completar información personal
Si Hybo te solicita datos adicionales para reservar una actividad, navega a Perfil, pulsa tu nombre para acceder a Detalles de la cuenta y completa los campos necesarios.
Proceso de reserva
Puedes reservar actividad desde:
Sección Tu Día → apartado ¿Necesitas alguna reserva más?.
Sección Reservas → icono Añadir (+).
En móvil: Menú de navegación inferior → icono Hybo.
A continuación, completa completar el formulario de reserva con con los siguientes datos:
Fecha
Edificio y Planta (según la configuración de la oficina)
Zona
Turno
Espacio
Participantes (opcional, si la oficina lo permite)
Al finalizar, pulsa Reservar para confirmar la reserva.
Invitar participantes a la actividad
Si la configuración de tu oficina admite participantes internos, puedes añadirlos durante la creación de una reserva:
En el formulario de Actividad, pulsa Participantes.
Comienza a introducir el nombre o e-mail de un usuario de Hybo a quien quieras invitar.
Selecciona el usuario que corresponda para añadirlo a la lista.
Repite el proceso para añadir más participantes.
Cuando hayas completado la selección, pulsa Atrás.
Para terminar, pulsa Reservar en el formulario principal.
Tu reserva y la del resto de participantes estarán vinculadas entre sí; sin embargo, cada participante verá su propia reserva en la app, recibirá su confirmación por e-mail y dispondrá de su código QR para hacer check-in si fuera necesario.
Uso de bonos en actividades con varios participantes
Hybo gastará una sesión del bono de cada participante o informará si alguno de ellos no dispone de sesiones. En tal caso, si aceptas, Hybo consumirá una sesión adicional de tus propios bonos por cada participante sin sesiones.
Gestión de reservas con varios participantes
Desde el detalle de una reserva puedes añadir o eliminar participantes cuando esta opción está habilitada.
Solo la persona propietaria de la reserva puede guardar cambios en sus participantes.
Cada participante puede realizar el check-in con su propio QR.
Si eliminas la reserva principal con participantes, Hybo notificará a todos y cancelará las reservas individuales asociadas y devolverá las sesiones a los respectivos bonos.
Beneficios del módulo de Actividades
Flexibilidad: Permite configurar zonas, espacios y turnos adaptados a las necesidades de cada oficina y de su oferta de actividades.
Gestión de bonos: Facilita la gestión de sesiones y su seguimiento, tanto para administradores como para usuarios.
Optimización: Mejora la experiencia del usuario al centralizar la gestión de actividades en un único lugar.
El módulo de Actividades no solo agiliza las reservas, sino que también potencia la organización y control de actividades en la empresa. ¡Empieza a disfrutar de todas sus ventajas!