1. ¿Qué es el autocheckout?
El autocheckout es una función de Hybo que libera automáticamente una reserva (de puesto de trabajo, sala o parking) cuando el usuario que la hizo no confirma su uso mediante un check-in dentro de un margen de tiempo configurado.
Ese margen se define en minutos (por ejemplo, 15 o 30 minutos) y se configura a nivel de cliente, según sus necesidades y volumen de reservas.
2. ¿Para qué sirve?
Liberar recursos no utilizados: si alguien reserva un puesto, sala o plaza de parking y no se presenta, el autocheckout evita que ese recurso quede bloqueado innecesariamente durante todo el periodo reservado.
Alimentar los reportes de uso: permite calcular cuánta gente reservó y finalmente no se presentó (no-shows), dato clave para análisis de ocupación.
Habilitar políticas de penalización: al identificar reservas no confirmadas, el sistema puede servir de base para aplicar penalizaciones a usuarios que reservan de forma reiterada y no acuden.
3. ¿Cómo funciona exactamente?
El autocheckout no funciona como una cuenta atrás simple desde la hora de inicio de la reserva. Su lógica tiene en cuenta cuándo se creó la reserva, no solo cuándo empieza:
Si la reserva se crea con antelación (caso habitual), el margen de autocheckout se cuenta desde la hora de inicio.
Si la reserva se crea "en caliente" (después de la hora de inicio, por ejemplo alguien que llega a la oficina y reserva un puesto en el momento), no tendría sentido aplicar el margen desde una hora ya pasada. Por eso el sistema toma la hora de inicio o la hora de creación, la que sea más tardía, y aplica el margen a partir de ahí.
Ejemplo: si el turno empieza a las 8:00 y el margen de autocheckout es de 30 minutos, pero el usuario no reserva hasta las 8:14, el sistema no le hace autocheckout a las 8:30 (ya habría pasado), sino a las 8:44 (8:14 + 30 minutos).
4. Puntos importantes que suelen generar dudas
Escenario | Comportamiento del autocheckout |
Reserva creada antes de su hora de inicio (caso normal) | El margen de autocheckout se cuenta desde la hora de inicio de la reserva. Si el usuario no confirma (check-in) dentro de ese margen, la reserva se marca como perdida. |
Reserva creada después de su hora de inicio (reserva "en caliente") | El margen no se cuenta desde el inicio (ya pasado), sino desde el momento de creación de la reserva. El sistema compara la hora de inicio y la hora de creación, y aplica el margen a partir de la que sea posterior. |
Llega la hora de fin de la reserva | El recurso se libera siempre a la hora de fin, se haya hecho check-in, check-out, o ni siquiera se haya ejecutado aún el autocheckout. La reserva nunca se extiende. |
Check-in tardío dentro de la misma reserva | Si el usuario hace check-in en cualquier momento antes de la hora de fin (aunque sea el mismo día, más tarde), la reserva se considera confirmada y no se pierde. |
5. ¿Dónde se configura?
El campo de autocheckout (Minutos max. hasta autocheck-out) se configura desde la configuración de la oficina, de forma independiente para cada uno de los siguientes módulos:
Parking
Puestos de trabajo (Escritorio)
Salas
Actividades
Comedor
Esto permite que cada cliente ajuste el margen de forma distinta según el tipo de recurso; por ejemplo, un margen más corto para salas de reunión y uno más amplio para plazas de parking.
