¿Para qué sirve esta funcionalidad?
Esta opción está pensada para aquellos espacios donde:
Es necesario validar el motivo de la reunión.
Se quiere controlar quién puede usar determinadas salas.
Se requiere una supervisión previa antes de bloquear un espacio.
Por ejemplo: salas de dirección, salas externas, espacios con equipamiento especial, etc.
Configuración de la aprobación
1. Configuración de correos de aprobación (Administrador)
Desde el panel de Administrador, se pueden definir uno o varios correos electrónicos que recibirán las notificaciones de las solicitudes de reserva.
Estos correos serán los responsables de:
Recibir las solicitudes.
Acceder a la plataforma.
Aprobar o rechazar las reservas.
El correo recibido es informativo, sirve como aviso para que el administrador entre en la herramienta y gestione la solicitud.
2. Activar aprobación en una sala
La aprobación no es global, se configura por sala.
Dentro del detalle de cada sala, el administrador dispone de una opción:
“Requerir confirmación”
(activar / desactivar)
Cuando esta opción está activada:
Todas las reservas de esa sala pasarán por aprobación.
Si está desactivada, la sala funciona como una sala normal.
Flujo de funcionamiento
Paso 1 – El usuario solicita una reserva
El usuario crea una reserva sobre una sala que tiene activada la opción Requerir confirmación.
Paso 2 – Estado pendiente de aprobación
La reserva queda en estado Pendiente de aprobación.
En este estado:
La sala no queda confirmada.
El usuario no puede hacer check-in.
La reserva no se considera válida hasta ser aprobada.
Paso 3 – Notificación a administradores
Los correos configurados reciben una notificación informando de que hay una nueva solicitud de reserva pendiente.
Paso 4 – Aprobación o rechazo
Desde el panel de administrador, se accede al listado de reservas y se puede:
Aprobar la reserva → pasa a estado Confirmada.
Rechazar la reserva → se cancela.
En ambos casos, el usuario recibirá la notificación correspondiente.
