El módulo de Visitas permite que personas externas a la organización o que no disponen de licencia en Hybo:
Puedan acceder a las instalaciones.
Puedan usar recursos compartidos gestionados con Hybo, como parking, salas o comedor.
Este artículo explica cómo configurar y utilizar el módulo de visitas de Hybo desde el panel de administración. Si necesitas aprender cómo funciona en la app de usuario o como visitante, consulta Gestionar visitas como anfitrión y como invitado.
Configuración del módulo
Requisitos
Para poder configurar el módulo de Visitas, necesitas estar asignado a grupos con alguno de los roles siguientes:
Administrador de visitas
Administrador de oficina
Administrador de datos maestros
Administrador global
Puesta en marcha
El módulo de visitas se habilita y configura a nivel de Oficina, igual que el resto de módulos de Hybo. Para ello, dirígete a: MASTERS → Sedes → Oficinas (1) → (selecciona oficina) → pestaña Configuración (2) → sección VISITAS (3) → apartado Módulo → toggle ¿Habilitar? (4):
Una vez hayas habilitado el módulo, los usuarios autorizados (ver requisitos más abajo) podrán gestionar visitas en la app de Hybo.
Además, en este mismo apartado puedes establecer los Campos requeridos que deberán rellenar los usuarios anfitriones en su Perfil de la app para poder concertar visitas:
TEN EN CUENTA: antes de establecer Campos requeridos, debes activar su propiedad Mostrar en la misma Oficina → sección GENERAL → apartado Perfil. De lo contrario, el usuario no los verá bajo su Perfil.
Nuevas reservas
Este apartado te permite establecer restricciones a las visitas que se podrán crear desde la app:
Nº máx. de días de antelación para reservar, Nº máx. de reservas por semana, y Nº máx. de reservas por mes: Ajustes relativos a la antelación y frecuencia con que un usuario podrá concertar visitas.
Permitir parking en visita: Permite a los usuarios anfitriones dar opción de reservar plaza de parking a un único invitado en cada visita. En caso que una visita tenga múltiples asistentes, el anfitrión podrá escoger cuál de ellos tendrá opción a parking. En caso de habilitarlo (primero en el panel de administración, luego el anfitrión al crear la visita y finalmente el asistente al registrar su visita), se asignará una plaza de parking al azar de entre todas las disponibles en la oficina.
Permitir parking a todos los visitantes: Permite que los anfitriones den opción de reservar parking a más de un invitado durante una visita.
Permitir comedor en visita: Permite a los anfitriones dar opción a reservar turno de comedor, menú y platos a un único invitado en cada visita. En caso que una visita tenga varios asistentes, el anfitrión podrá escoger cuál de ellos tendrá opción a comedor.
Permitir comedor a todos los visitantes: Permite que los anfitriones den opción de comedor a más de un invitado durante una visita.
Deshabilitar formulario de registro: Sirve como estado por defecto del invitado al crear visitas desde el panel de administración: Pendiente de registro, si el formulario está habilitado; Confirmado, si no lo está. Indicado si, como secretario o gestor de visitas, quieres que no se envíe solicitud de registro al invitado.
Ocultar sala en visita: Oculta las opciones relativas a reserva de sala en el formulario de creación de visita.
DNI no requerido: Permite que los invitados dejen en blanco el campo DNI/pasaporte en el formulario de registro de su visita.
Enviar emails de actualizaciones de reserva de visitas: Permite especificar direcciones de e-mail donde recibir notificaciones cuando las visitas cambian de estado.
Detalle de la reserva
Si se activa el campo ¿Habilitar checkin?, los invitados que ya se hayan registrado podrán confirmar su llegada a las instalaciones en la fecha y hora de la visita mediante la funcionalidad de Auto Check-in de Hybo y se notificará al anfitrión.
Mensaje personalizado en correos
Estos campos te permiten incrustar información adicional en las plantillas de e-mail que se enviarán en diferentes etapas de la gestión de cada visita. Ten en cuenta que algunos mensajes van dirigidos a los anfitriones de las visitas y otros a los asistentes.
Datos de reservas
Desde la sección DATA → Visitas del menú de navegación puedes:
Crear nuevas visitas.
Listar y consultar las visitas existentes, filtrarlas por oficina, rango de fechas y anfitrión, o descargarlas en formato
.csv.Editar datos de las visitas o eliminarlas.
Visualizar y exportar gráficos en base a información agregada sobre las visitas.
Requisitos
Para poder manipular datos de Visitas en el panel de administración necesitas estar asignado a grupos con alguno de los roles siguientes:
Administrador de reservas de visitas
Administrador de visitas
Administrador de oficina
Administrador global
En cambio, para que un usuario pueda acceder al módulo Visitas en la app, necesita uno de los roles siguientes:
Usuario de aplicación de visitas
Usuario de aplicación
Crear nueva visita
Haz clic en DATA → Visitas → Reservas → botón Nuevo, rellena los datos de la visita (pestaña Información Básica) y de sus asistentes (pestaña Más Detalles), y confirma los cambios clicando en CREAR (esquina superior derecha). Ten en cuenta que debes añadir por lo menos un asistente a la visita para poder crearla.
Bajo la pestaña Información Básica:
Título (obligatorio): Nombre o motivo de la visita.
Oficina (obligatorio): Lugar donde se celebrará la visita.
Usuario (obligatorio): Usuario de Hybo anfitrión de la visita.
Fecha reserva, Hora inicio, y Hora fin (obligatorios): Día, hora y duración de la visita.
Sala (opcional): Sala a reservar asociada a la visita. Si se especifica, creará automáticamente la reserva de sala en la fecha y hora indicadas.
Observaciones (opcional): Información extra de interés que después podrás exportar en
.csv.Estado:
Aceptado: Estado de las visitas creadas en la app por usuarios anfitriones o en el panel admin por usuarios administradores/gestores.
Rechazado: visita cancelada o eliminada.
Bajo la pestaña Más Detalles:
Introduce el e-mail de cada invitado en el campo Asistentes. Pulsa Enter o haz clic sobre el listado predictivo para confirmar que quieres añadir el e-mail/asistente en cuestión, el cual se incorporará al listado debajo. A continuación, despliega cada uno de ellos para consultar o aportar la información adicional que estimes oportuna.
TEN EN CUENTA: como administrador o gestor de visitas solo tiene sentido rellenar todos los datos de los invitados cuando el formulario de registro está deshabilitado; de lo contrario, se espera que sean los propios asistentes los que completen dicha información mediante el formulario.
Los datos de cada asistente son:
Nombre (obligatorio): Nombre del asistente.
Compañía: Organización a la que pertenece.
DNI/Pasaporte e ID de tarjeta: Posibles datos identificativos.
Estado:
Pendiente de registro: Indica que el invitado todavía no ha rellenado el formulario de registro de invitación. Es el estado inicial al crear visitas desde la app.
Pendiente de confirmación: Estado inicial de los acompañantes que un invitado haya podido añadir durante su registro. Deben ser aceptados por el anfitrión o un administrador.
Confirmado: Estado que se asigna automáticamente cuando el asistente completa satisfactoriamente su registro de invitación o el anfitrión acepta a un acompañante. También es el estado a indicar cuando no quieres que el invitado reciba solicitud de registro y vas a rellenar todos sus datos por él.
En espera: Indica que el asistente ha llegado y hecho check-in (ver detalles más adelante).
Cancelado: Indica que la invitación ha sido rechazada, ya sea por el asistente (selecciona la opción de cancelar en el e-mail de solicitud de registro), por el anfitrión (cancela la solicitud de un acompañante de invitado desde la app) o por un administrador (cambia el estado manualmente en el panel admin).
Además, puedes habilitar reservas de comedor y/o de parking para cada invitado, que se asociarán a la visita:
Comedor: puedes especificar el Comedor, Turno, Menú y/o Platos de la reserva en consonancia con la configuración del módulo Comedor.
Parking: puedes indicar la matrícula del vehículo del invitado para automatizar el acceso si disponéis de integración con lectores de matrícula. En tal caso, se reservará una plaza al azar de entre todas las disponibles en la fecha y horario de la visita y se enviará un e-mail con los detalles al invitado.
Para cambiar la plaza asignada, hazlo como con cualquier otra reserva de parking a través de DATA → Parking → Reservas.
Listar y consultar visitas
Por defecto se muestran las reservas de visitas de hoy y mañana de la primera oficina de tu sede pero puedes filtrar por oficina, fechas de inicio y fin, y usuario anfitrión para afinar la búsqueda. Si obtienes muchos resultados, utiliza las opciones de paginación que aparecen en la esquina inferior derecha del listado. También puedes optar por listar las reservas de manera individual o agrupadas por usuario anfitrión.
Finalmente, puedes descargar el listado en .csv, fichero que luego podrás importar en cualquier aplicación de análisis de datos, como Excel, Numbers o ChatGPT.
Haz clic sobre cualquier reserva del listado para consultar sus detalles. Desde ahí, también podrás editar algunos datos de la reserva.
Editar o eliminar reservas
Para editar una reserva, simplemente haz clic sobre ella en el listado, realiza los cambios necesarios y confirma los cambios clicando en GUARDAR.
Puedes eliminar una reserva directamente desde el listado haciendo clic en su icono de papelera y confirmando la acción. Las reservas eliminadas pasarán a estado Rechazado. Puedes restaurar reservas rechazadas clicando sobre ellas, cambiando su estado nuevamente a Aceptado y dándole a GUARDAR.
Self check-in
Cuando la Visita de un invitado determinado pasa a estado Confirmado, se le envía un e-mail que incluye un código QR mediante el cual podrá hacer check-in en las instalaciones el día de la visita.
La aplicación que permite leer e interpretar dicho código se halla en Mi cuenta → enlace Self Check-in (a pie de página). Su URL es: https://selfcheckin.hybo.app/login.
Para procesar códigos QR de Visita correctamente hay que entrar en la web app con la clave que figura en Mi Cuenta → Clave de suscripción y dejar los campos del formulario en blanco:
Dispones de más información acerca de auto check-in en este artículo.