Este artículo explica cómo funciona el sistema de asignación diaria, por qué el sistema se comporta de esta manera y cómo configurarlo e interpretar sus asignaciones correctamente. Si deseas comparar el funcionamiento entre éste y otros sistemas de asignación disponibles en Hybo, consulta Diferencias entre la asignación diaria, semanal y quincenal de reservas de parking en Hybo.
El artículo está orientado a administradores, ya que combina instrucciones de configuración, explicación conceptual del funcionamiento y criterios para interpretar y comprender las asignaciones realizadas; sin embargo, también incluye una plantilla para compartir con usuarios finales que resume cómo funciona el reparto de reservas en vuestro entorno.
Objetivo del sistema de asignación diaria
El sistema de asignación diaria está diseñado para repartir un recurso limitado (las plazas de parking) de forma equitativa, controlada y repetible en el tiempo. Por este motivo, el orden de solicitud nunca es un criterio de asignación. No se premia la rapidez para solicitar plaza, sino:
Respetar prioridades definidas por la organización.
Evitar que siempre obtengan plaza las mismas personas.
Garantizar que las decisiones sean coherentes y explicables día tras día.
Estados de las solicitudes de parking
Durante este proceso, las solicitudes pueden encontrarse en distintos estados:
Prereserva: La persona ha solicitado plaza, pero la asignación todavía no se ha ejecutado.
Reservado: Hybo ha asignado una plaza tras aplicar el algoritmo de sorteo.
Rechazado: No se ha podido asignar plaza porque se han agotado según las reglas del sistema.
Cómo y cuándo se ejecuta la asignación
Cada día, cuando se cierra el plazo de solicitudes configurado, Hybo:
Reúne todas las prereservas recibidas para el día siguiente.
Ejecuta el algoritmo de asignación para ese día.
Cambia el estado de las solicitudes asignadas de Prereserva a Reservado.
Siempre que se libera una reserva confirmada, vuelve a ejecutar el algoritmo para asignar esa plaza entre las prereservas restantes.
A medianoche, cambia el estado de las solicitudes que no ha podido asignar de Prereserva a Rechazado.
La ejecución siempre es automática. Los administradores no pueden intervenir manualmente en ningún sorteo pero sí en la configuración de las reglas de asignación.
Reglas de asignación (orden de aplicación)
Cuando se ejecuta la asignación diaria, Hybo aplica siempre los mismos criterios y en el mismo orden:
Tipo de empleado (si se habilita): Hybo da más prioridad a un tipo de empleado que a otro según la jerarquía definida.
Tipo de zona y de vehículo (si se habilita): Tras aplicar el criterio anterior, Hybo refina la asignación de plazas en zonas eléctricas dando prioridad a vehículos eléctricos e híbridos enchufables.
Número de asignaciones previas: Finalmente, Hybo prioriza a quien ha recibido menos plazas recientemente durante un periodo establecido.
Si tras aplicar todos los criterios anteriores varias personas siguen empatadas, Hybo decide aleatoriamente.
El sistema NO tiene en cuenta:
El orden de solicitud.
Los días concretos en que se asignó plaza anteriormente.
El uso efectivo de reservas previas.
El uso efectivo de las reservas (si se hizo check-in o no) solo influye en los cálculos de penalizaciones, si están activadas.
Cancelaciones y reasignaciones
Si una persona con plaza asignada cancela su reserva antes de terminar el día:
La plaza no queda bloqueada.
Hybo la reasigna automáticamente entre las solicitudes restantes.
La reasignación sigue exactamente las mismas reglas descritas en este artículo.
En cambio, si quedaron plazas libres tras la asignación diaria, los usuarios podrán reservar directamente para el día siguiente al momento o tendrán que esperar al mismo día en función de la configuración del entorno.
Configuración del sistema de asignación diaria
La puesta en marcha la realiza el equipo de soporte de Hybo ya que ciertos parámetros requieren configuración directa en base de datos. El resto puede configurarse directamente en el panel de administración bajo: MASTERS → Sedes → Oficinas → (seleccionar oficina) → pestaña Configuración → sección PARKING → apartado Algoritmo de asignación.
Los parámetros disponibles para el sistema de asignación diaria son:
Día de la semana y hora del sorteo (indicar a soporte).
Sorteo aleatorio semanal y quincenal: Para asignación diaria, ambos deben permanecer desactivados.
Semanas a mirar atrás y Fecha inicial anterior: Determinan el periodo a tener en cuenta para el cálculo de asignaciones previas (criterio #3).
Coche, Motocicleta y Bicicleta: Cuando está activado, se sortean las plazas del tipo de vehículo en cuestión; de lo contrario, se pueden reservar directamente en todo momento. P.ej. en la configuración de la imagen anterior, solo se sortean las plazas de coche y moto.
Preferencia de tipo de zona: Permite activar este criterio de asignación (criterio #2).
Preferencia de tipo de plaza: No aplica.
Preferencia de tipo de empleado: Permite activar este criterio de asignación (criterio #1).
Configuración de tipos de empleado (criterio #1)
Para que la Preferencia de tipo de empleado sea efectiva hay que:
Definir una jerarquía de tipos de empleado.
Asignar tipo de empleado a cada usuario.
Los tipos de empleado y sus respectivas prioridades se definen en MASTERS → Mi cuenta → pestaña Tipos de empleado:
Luego se puede asignar tipo a cada usuario en DATA → Usuarios → (seleccionar empleado) → pestaña Básico → campo Tipo de empleado.
A tener en cuenta:
Hay que entender las prioridades como orden: Hybo procesará las solicitudes por tipo de empleado de menor a mayor.
Los tipos que compartan una misma prioridad serán tratados como un único grupo.
Las solicitudes de usuarios sin tipo se procesarán en último lugar.
Configuración de tipos de zona y de vehículo (criterio #2)
Para que la Preferencia de tipo de zona sea efectiva hay que disponer de:
Zonas de aparcamiento con motor eléctrico.
Usuarios con vehículo cuyo motor sea eléctrico o híbrido enchufable.
El tipo de zona se establece en MASTERS → Parking → Zonas → (selección de zona) → campo Motor.
Por su parte, los usuarios pueden indicar Tipo de combustible al dar de alta vehículos en la app: sección Perfil → Vehículos → icono Añadir (+).
Al sortear plazas que se encuentren en una zona con motor eléctrico, Hybo dará prioridad a reservas de vehículos con tipo de combustible eléctrico e híbrido enchufable.
Configuración del historial de asignaciones previas (criterio #3)
El periodo a tener en cuenta depende de los valores de Semanas a mirar atrás y Fecha inicial anterior:
Sin Semanas a mirar atrás y sin Fecha inicial anterior definida: Solo se consideran las asignaciones realizadas desde el inicio de la semana en curso, es decir, el lunes desempatará al azar, el martes lo hará en base a las asignaciones del lunes, el miércoles en base a las de lunes y martes, etc.
Sin Semanas a mirar atrás, con Fecha inicial anterior definida: Se consideran todas las asignaciones desde esa fecha hasta hoy.
Semanas a mirar atrás definido: Hybo actualiza automáticamente la fecha inicial anterior y cuenta todas las asignaciones entre esa fecha y hoy.
Dentro del periodo establecido, Hybo suma el número total de asignaciones que ha recibido cada usuario.
Comunicar el funcionamiento a los usuarios
La siguiente plantilla está pensada para compartir con los usuarios del parking. Podéis adaptarla sustituyendo los valores entre corchetes y eliminando las reglas que no apliquen según vuestra configuración.
Cómo se asignan las plazas de parking en nuestra oficina
Las reservas de parking de [tipo de vehículo] y [tipo de vehículo] se asignan de manera automatizada por sorteo, no por orden de solicitud.
En cambio, podéis reservar plazas de [tipo de vehículo] directamente.
Sorteo diario
Cada día a las [hora]h se asignan las reservas del día siguiente. Si alguien cancela la reserva obtenida antes de terminar el día, ésta se vuelve a asignar inmediatamente siguiendo las mismas reglas.
En cambio, si se liberan plazas durante el mismo día, estas ya no se reasignan, sino que quedan a vuestra disposición para reservar directamente al momento.
Reglas de priorización
Prioridad por [tipo de empleado]: Algunas personas tienen prioridad sobre otras según [su posición / jerarquía / condiciones contractuales / etc].
Ejemplo: las pre-reservas de [tipo de empleado con mayor prioridad] se evalúan antes que las de [tipo con menor prioridad].
Tipo de zona y de vehículo: Las plazas con punto de carga dan prioridad a vehículos eléctricos e híbridos enchufables, que tendrán preferencia sobre los de combustión. El resto de plazas se asigna independientemente del tipo de vehículo.
Asignaciones previas: Entre personas con la misma prioridad, se da preferencia a quien ha obtenido menos plazas [durante las últimas # semanas / desde fecha].
Ejemplo: si una persona ha obtenido 1 plaza y otra 3 en ese período, se prioriza a la primera.
Sorteo final: Si todo lo anterior empata, el sistema decide al azar.
Antelación para reservar
Aunque cada día solo se asignan las reservas del día siguiente, podéis pre-reservar con hasta [X días / semanas] de antelación.