Hybo permite automatizar la gestión de reservas mediante la integración con el sistema de control de accesos Dorlet, simplificando la experiencia del usuario y mejorando la precisión en los reportes de ocupación.
A continuación, te explicamos cómo funciona esta integración en los diferentes módulos (puestos de trabajo, puertas de acceso y parking), y cómo configurarla desde el entorno de administración.
🔄 Automatización de check-in y check-out
🔄 Automatización de check-in y check-out
🚗 Parking
Cuando un usuario accede al parking con una reserva válida, Hybo puede registrar automáticamente:
✅ El check-in al ingresar.
✅ El check-out al salir.
Este proceso es completamente transparente: el usuario no necesita abrir la app ni interactuar con ella para validar su entrada o salida del edificio.
🪑 Puestos de trabajo
Si el usuario accede a la oficina mediante un lector de acceso controlado por Dorlet y tiene una reserva activa, Hybo también puede registrar de forma automática el check-in correspondiente.
ℹ️ Nota importante: Esta sincronización es unidireccional. Es decir, acceder al parking puede activar también el check-in del puesto de trabajo, pero no sucede a la inversa: hacer check-in en el puesto no activa la reserva de parking.
⚙️ Configuración desde la administración
⚙️ Configuración desde la administración
Los administradores pueden definir desde la sección general de configuraciones de la sede cómo funcionará el sistema de acceso al parking. Hay dos aspectos importantes que debes conocer:
✅ Check-in múltiple:
Si esta opción está activada, cuando ingreses al parking a través de la barrera y tengas reservas activas tanto de parking como de puesto de trabajo (desk), la aplicación hará check-in automático en ambas reservas.
Si no está activada, el check-in se hará solo en la reserva de parking.
✅ Aviso de entrada sin reserva:
Existe una lista de correos electrónicos configurada para que determinados responsables reciban una notificación cuando un usuario acceda al parking sin tener una reserva registrada en Hybo.na notificacion si ingresan usuarios al parking sin tener una reserva en Hybo.
🔓 Mantener reserva activa al salir del parking
🔓 Mantener reserva activa al salir del parking
Hybo contempla escenarios en los que un usuario sale temporalmente del parking (por ejemplo, para una gestión rápida) y luego regresa. En estos casos, es posible mantener la reserva activa para evitar que la plaza se libere y quede disponible para otros usuarios.
¿Cómo funciona?
Una vez realizado el check-in, el usuario podrá:
Activar la opción "Mantener reserva" desde un botón disponible en la app.
De este modo, al salir del parking, no se ejecutará el check-out automático.
El usuario podrá volver a ingresar manteniendo su reserva vigente.
Si desea finalizar su reserva, solo deberá desactivar la opción manualmente desde la app.
⚙️ Configuración desde la administración
⚙️ Configuración desde la administración
Desde la sección de grupos de permisos, los administradores pueden controlar cómo se comporta esta funcionalidad según el tipo de usuario. Existen dos configuraciones clave:
🧩 1. Mostrar opción “Mantener reserva”
Qué hace: Muestra el botón en la app para que el usuario active la opción manualmente.
Cuándo usarla: Ideal en entornos con integración de barreras de acceso.
Comportamiento: Si está habilitada, al salir del parking no se realiza el check-out automático, a menos que el usuario no haya activado la opción.
🤖 2. Mantener reserva siempre
Qué hace: Mantiene la reserva activa de forma automática, sin necesidad de interacción del usuario.
Cuándo usarla: Para entornos donde se busca una experiencia completamente fluida y automatizada.
Comportamiento:
El check-out no se realiza automáticamente al salir.
El botón no se muestra en la app, ya que la funcionalidad se ejecuta por defecto.
🔐 Estas configuraciones se pueden definir por grupo de usuarios y combinar según las necesidades del entorno.
🛠️ Gestión de accesos desde Hybo
🛠️ Gestión de accesos desde Hybo
Además de las funcionalidades de automatización, Hybo permite crear y gestionar los accesos de tu oficina directamente desde el entorno de administración. Los accesos se pueden asociar a:
Además de automatizar el check-in y check-out, Hybo permite crear y gestionar accesos desde el entorno de administración. Los accesos pueden asociarse a:
🏢 Edificios
📍 Plantas
📌 Zonas
🗺️ Ubicaciones con coordenadas (latitud y longitud)
Al configurarlos, podrás:
Asociar dispositivos físicos mediante un identificador (ej.: controladores de puerta).
Habilitar la apertura de puertas desde la app de Hybo (Android o iOS) mediante validación de proximidad (configurable por metros).
Definir el tipo de acceso según:
Reservas activas.
Accesos generales.
Accesos asignados manualmente.
👉 Para más detalles sobre esta funcionalidad, consultá el artículo completo haciendo click aquí.
🔄 Función DorletReservations
🔄 Función DorletReservations
La función DorletReservations es una pieza clave en la integración entre Hybo y el sistema de control de accesos Dorlet. Su objetivo principal es mantener sincronizadas las reservas del día generadas en Hybo con Dorlet, asegurando que los accesos físicos a oficinas y parkings se gestionen correctamente y estén siempre actualizados.
🔄 ¿Cuándo se ejecuta?
🔄 ¿Cuándo se ejecuta?
En tiempo real: cada vez que un usuario crea, modifica o cancela una reserva, la función se ejecuta automáticamente para reflejar los cambios en Dorlet.
Una vez al día de forma automática: realiza una sincronización completa de todas las reservas pendientes del día actual para garantizar la consistencia del sistema.
⚠️ Importante: solo se sincronizan las reservas del día actual. Las reservas futuras no son procesadas hasta que llega la fecha correspondiente.
⚙️ ¿Qué acciones realiza?
⚙️ ¿Qué acciones realiza?
Según la configuración activada para cada cliente, la función puede:
Crear usuarios en Dorlet si aún no existen, utilizando los datos básicos del usuario registrados en Hybo (nombre, apellido, email).
Añadir vehículos indicados en la reserva, si no están previamente asociados al usuario en Dorlet.
Asociar o desasociar rutas de acceso (a oficinas o parkings), dependiendo del estado de la reserva. Las rutas se mantienen asociadas mientras la reserva esté en estado pendiente. Si la reserva se cancela, se procede a desasociar la ruta para que el usuario no tenga acceso.
Crear una tarjeta de acreditación si el usuario no dispone de una en Dorlet, permitiéndole acceder físicamente mediante ese identificador.
🧾 Requisitos para la integración con Dorlet
🧾 Requisitos para la integración con Dorlet
Para que la integración funcione correctamente, es necesario configurar los siguientes elementos en Hybo:
🔑 1. Credenciales de conexión
Debe configurarse la URL del servicio, el usuario y la contraseña.
Estos datos permiten a Hybo acceder a la API de Dorlet y actualizar la información de reservas.
🚪 2. Rutas de acceso
Es fundamental definir la relación entre las rutas o códigos de acceso de Dorlet y los espacios configurados en Hybo (por ejemplo, un parking o una planta).
Estas rutas definen los puntos de acceso físicos que se habilitan con cada reserva.
⏱️ 3. Horarios de acreditación
Se pueden establecer por turnos (mañana, tarde, día completo) o definir fechas y horas específicas de inicio y fin de la acreditación.
Esto permite que la apertura de puertas esté limitada al horario real de la reserva.
¿Querés implementar esta integración? Contactá con soporte para recibir la documentación técnica y la configuración personalizada para tu entorno.