Gestión de Visitas | Support center

📌 Guía de Configuración del Módulo de Reservas – Página de Administradores

A continuación, encontrarás una descripción detallada de las opciones disponibles en la página de administradores para configurar y gestionar el módulo de reservas de tu sede.

⚙️ Configuraciones de la sede

✔️ Habilitar módulo
Permite activar o desactivar el módulo para la sede que estás configurando. Si está habilitado, los usuarios podrán visualizar y utilizar este módulo al momento de crear nuevas reservas.

✔️ Campos requeridos
Aquí podrás definir qué tipo de información es obligatoria para que un usuario pueda completar una reserva. Esto ayuda a asegurar que todas las reservas contengan los datos necesarios.

✔️ Número máximo de días de antelación para reservar
Define cuántos días hacia adelante se permite a los usuarios realizar una reserva.

✔️ Número máximo de días de reserva por semana
Establece la cantidad máxima de días por semana que un usuario puede reservar.

✔️ Número máximo de días de reserva por mes
Determina la cantidad máxima de días por mes que un usuario puede reservar.

Nota:

Las opciones “Permitir parking en visita” y “Permitir a todos los visitantes” se explican en detalle en un artículo complementario.

✔️ Correos de actualización de visitas
Aquí podrás ingresar las direcciones de correo de las personas que deben recibir notificaciones relacionadas con las reservas de visitas.

✔️ Habilitar check-in
Si está habilitado, en el detalle de cada reserva creada por el usuario aparecerá un botón para realizar el check-in.

✔️ Mostrar QR
Si está activo, se mostrará un código QR en la reserva, el cual podrá utilizarse para realizar el check-in.

✉️ Mensaje personalizado en correos

Podrás completar campos para incluir mensajes específicos que se enviarán junto con las notificaciones generadas por cada acción realizada dentro de este módulo.

Datos de reservas

Filtra las reservas por Sede, Fecha y Usuario.
Crea nuevas reservas indicando:
- Título de la reserva
- Sede
- Usuario anfitrión
- Fecha y hora
- Duración
- Sala (opcional)
- Asistentes (en la pestaña Más detalles)
Cambia la vista para agrupar las reservas por usuario.
Descarga un archivo .csv con los datos filtrados de las reservas.
Consulta la sección de Gráficos, donde se mostrarán indicadores relevantes sobre las reservas realizadas.

📌 Guía para Visitantes – Registro de Ingreso

A través de la siguiente URL, los visitantes podrán gestionar su registro de forma autónoma:

👉 https://visits.hybo.app/{nombre del cliente}/home

✅ Opciones de registro

Al acceder a la página, el visitante podrá elegir entre dos opciones:

He recibido una invitación: Para confirmar la asistencia a una reserva previamente creada.
Registrar visita sin invitación: Para realizar un registro de forma independiente.

📝 Datos requeridos

Los visitantes deberán completar los siguientes campos para confirmar su visita:

Nombre y Apellido
Compañía
Correo electrónico
Documento de identidad o Pasaporte

🚗 Agregar vehículo

Si el visitante se desplazará en vehículo, podrá ingresar la matrícula para reservar un sitio de parking, en caso de que esta opción esté disponible.

👥 Agregar más visitantes

También es posible añadir más visitantes y registrar la información de cada uno de ellos en el mismo proceso.

📤 Finalizar registro

Una vez completados todos los datos, el visitante deberá hacer clic en “Enviar registro” para finalizar el proceso.