👥📅 Gestión de Visitas

📌 Guía de Configuración del Módulo de Reservas – Página de Administradores

A continuación, encontrarás una descripción detallada de las opciones disponibles en la página de administradores para configurar y gestionar el módulo de reservas de tu sede.

⚙️ Configuraciones de la sede

✔️ Habilitar módulo
Permite activar o desactivar el módulo para la sede que estás configurando. Si está habilitado, los usuarios podrán visualizar y utilizar este módulo al momento de crear nuevas reservas.

✔️ Campos requeridos
Aquí podrás definir qué tipo de información es obligatoria para que un usuario pueda completar una reserva. Esto ayuda a asegurar que todas las reservas contengan los datos necesarios.

✔️ Número máximo de días de antelación para reservar
Define cuántos días hacia adelante se permite a los usuarios realizar una reserva.

✔️ Número máximo de días de reserva por semana
Establece la cantidad máxima de días por semana que un usuario puede reservar.

✔️ Número máximo de días de reserva por mes
Determina la cantidad máxima de días por mes que un usuario puede reservar.

Nota:

Las opciones “Permitir parking en visita” y “Permitir a todos los visitantes” se explican en detalle en un artículo complementario.

✔️ Correos de actualización de visitas
Aquí podrás ingresar las direcciones de correo de las personas que deben recibir notificaciones relacionadas con las reservas de visitas.

✔️ Habilitar check-in
Si está habilitado, en el detalle de cada reserva creada por el usuario aparecerá un botón para realizar el check-in.

✔️ Mostrar QR
Si está activo, se mostrará un código QR en la reserva, el cual podrá utilizarse para realizar el check-in.

✉️ Mensaje personalizado en correos

Podrás completar campos para incluir mensajes específicos que se enviarán junto con las notificaciones generadas por cada acción realizada dentro de este módulo.

Datos de reservas

Filtra las reservas por Sede, Fecha y Usuario.
Crea nuevas reservas indicando:
- Título de la reserva
- Sede
- Usuario anfitrión
- Fecha y hora
- Duración
- Sala (opcional)
- Asistentes (en la pestaña Más detalles)
Cambia la vista para agrupar las reservas por usuario.
Descarga un archivo .csv con los datos filtrados de las reservas.
Consulta la sección de Gráficos, donde se mostrarán indicadores relevantes sobre las reservas realizadas.

📌 Guía para Visitantes – Registro de Ingreso

A través de la siguiente URL, los visitantes podrán gestionar su registro de forma autónoma:

👉 https://visits.hybo.app/{nombre del cliente}/home

✅ Opciones de registro

Al acceder a la página, el visitante podrá elegir entre dos opciones:

He recibido una invitación: Para confirmar la asistencia a una reserva previamente creada.
Registrar visita sin invitación: Para realizar un registro de forma independiente.

📝 Datos requeridos

Los visitantes deberán completar los siguientes campos para confirmar su visita:

Nombre y Apellido
Compañía
Correo electrónico
Documento de identidad o Pasaporte

🚗 Agregar vehículo

Si el visitante se desplazará en vehículo, podrá ingresar la matrícula para reservar un sitio de parking, en caso de que esta opción esté disponible.

👥 Agregar más visitantes

También es posible añadir más visitantes y registrar la información de cada uno de ellos en el mismo proceso.

📤 Finalizar registro

Una vez completados todos los datos, el visitante deberá hacer clic en “Enviar registro” para finalizar el proceso.

👥🚗Reserva de aparcamiento asociada a una Visita

Ahora, cuando creas una visita desde la aplicación, puedes indicar si el invitado necesita una plaza de aparcamiento. Esta nueva funcionalidad permite automatizar la gestión de accesos para los visitantes que llegan en vehículo.

Configuraciones en la página de usuarios

El usuario que quiera hacer una reserva de Visita, verá dos toggles nuevos a la hora de agregar los invitados. El primero permitirá activar parking al invitado y el segundo permitirá activar parking a todos los invitados.

Toggle "Permitir parking en visita" activado:
Toggle "Permitir a todos los visitantes" activado:

Campos en la pagina de Visitas

Matrícula: Si se solicita parking, el invitado deberá ingresar la matrícula su vehículo.

Si tiene activado el toggle de "Plaza parking" el campo de matrícula será obligatorio.

Configuraciones en la pagina de administradores

Estas configuraciones las veremos en la configuración de la sede, en el módulo de Visitas.

Solicitud de parking: Tendrás la opción de activar un toggle que indica si el invitado necesita aparcamiento. También hay posibilidad de activar otro toggle que indique la opción de aplicar a todos los visitantes.
Alta automática en sistema de acceso: Una vez creada la visita con estos datos, el invitado será dado de alta automáticamente en el sistema Dorlet, permitiéndole acceder al parking. Esto aplica en caso que se tengan integraciones con las barreras del parking.
Confirmaciones por correo:
- El invitado recibirá un correo de confirmación con la plaza asignada.
- El administrador de visitas también recibirá una notificación con los detalles de la reserva. Si agrega su correo al campo de notificaciones

Reserva de comedor asociada a una Visita

Ahora, cuando creas una visita desde la aplicación, puedes indicar si el invitado necesita una reserva de comedor.

Configuraciones en la pagina de administradores

Estas configuraciones las veremos en la configuración de la sede, en el módulo de Visitas.

Permitir comedor en visita: Tendrás la opción de activar un toggle que indica si el invitado necesita reservar en el comedor. También hay posibilidad de activar otro toggle que indique la opción de aplicar a todos los visitantes.

Configuraciones en la página de usuarios

El usuario que quiera hacer una reserva de Visita, verá dos toggles nuevos a la hora de agregar los invitados. El primero permitirá activar comedor al invitado y el segundo permitirá activar comedor a todos los invitados.

Toggle "Permitir comedor en visita" activado:
Toggle "Permitir a todos los visitantes" activado: