Las circunstancias de los empleados pueden cambiar con el tiempo y, en algunos casos, afectar a sus necesidades en torno a Hybo. Por ejemplo:
Teletrabajo diario → Ya no necesitan reservar puesto de trabajo.
Desplazamiento en transporte público o carpooling → Ya no necesitan reservar plaza de parking.
Bajas de larga duración → No necesitan acceder a Hybo durante un período prolongado.
Gracias a la gestión flexible de licencias contratadas de Hybo, que establece el número máximo de usuarios activos sin importar quiénes sean, puede resultar útil deshabilitar usuarios sin actividad reciente en Hybo para dejar paso a nuevos usuarios sin tener que incrementar el número de licencias.
¿Qué es la deshabilitación automática por inactividad?
Es un proceso periódico mediante el cual Hybo identifica usuarios que no han tenido actividad en la plataforma durante un plazo determinado y los deshabilita automáticamente.
Los usuarios deshabilitados dejan de tener acceso a Hybo y no consumen licencia pero conservan todan su información, incluyendo datos de perfil, permisos y grupos, historial de reservas y posibles reservas a futuro. Tan pronto sean reactivados (automáticamente o por un administrador), podrán retomar su actividad con normalidad.
Beneficios de la automatización
La deshabilitación automática de usuarios inactivos ayuda a:
Sacar máximo provecho de las licencias contratadas.
Reducir tareas manuales de administración.
Cumplir las políticas internas de inactividad de manera predecible, sin favoritismos ni decisiones arbitrarias ad hoc.
Mantener informados a administradores y managers del uso real de Hybo.
Cómo funciona
Ponte en contacto con Soporte para obtener más información sobre cómo activar esta funcionalidad.
Cuando la funcionalidad está activa, Hybo revisa cada mes todos los usuarios activos y deshabilita aquellos que:
No hayan accedido a Hybo en el plazo establecido,
no hayan tenido reservas en ese plazo, y
no estén exentos de inhabilitación por inactividad.
Luego, envía un informe a administradores y managers con los usuarios que se han deshabilitado.
Cómo se configura
La funcionalidad se configura a nivel de cuenta, afectando a todas las oficinas por igual. Además, por defecto, todos los usuarios están sujetos a inhabilitación por inactividad; sin embargo, se pueden configurar perfiles exentos de inhabilitación independientemente de su actividad en Hybo, p.ej. administradores, managers o cuentas técnicas (como la de Soporte de Hybo).
Activación, plazos de inactividad y notificaciones
En el panel de administración, dirígete a Mi cuenta → pestaña Configuración → apartado Gestión de usuarios:
Activar deshabilitación de usuarios: Permite que Hybo deshabilite automáticamente los usuarios que cumplan con los criterios establecidos.
Reactivación de usuarios inactivos: Permite que los usuarios deshabilitados vuelvan a habilitarse automáticamente con su próximo acceso. Si está desactivado, como administrador deberás habilitar manualmente a dichos usuarios para restablecer su acceso a Hybo.
Puedes habilitar/deshabilitar usuarios manualmente en DATA LIST → Usuarios → Listado → (busca y selecciona usuario) → pestaña Básico → toggle Activo.
Intervalo de dehabilitado (meses): Tiempo mínimo sin haber hecho login ni tener reservas tras el cual el usuario será deshabilitado.
Notificación a usuarios: e-mails a los que notificar qué usuarios se han deshabilitado.
Tras realizar los cambios deseados, confírmalos pulsando GUARDAR en la esquina superior derecha.
Usuarios a excluir
Para evitar que la funcionalidad afecte a determinados usuarios, primero dirígete a Mi cuenta → pestaña Tipos de empleado:
Añade un nuevo tipo de empleado o edita uno ya existente.
Activa su toggle Habilitar excepción de inactividad.
Confirma los cambios pulsando GUARDAR en la esquina superior derecha.
Las campos Prioridad e Ignorar infracciones no tienen ningún efecto sobre la inhabilitación de usuarios, solo aplican a reservas de parking.
Luego, navega a DATA LIST → Usuarios → Listado:
Busca y selecciona un usuario a quien aplicar el privilegio.
Bajo la pestaña Básico, en el desplegable Tipo de empleado, selecciona el tipo que acabas de crear o editar.
Pulsa GUARDAR.
Repite este proceso para todos los usuarios exentos de inhabilitación automática.