Hybo incorpora el nuevo módulo de Carpooling, diseñado para facilitar la organización de viajes compartidos entre usuarios, promoviendo una movilidad más sostenible y optimizando los desplazamientos hacia la oficina.
Configuración en administración
El módulo de Carpooling se gestiona desde el panel de administración, dentro de la sección Masters, en la configuración de cada oficina. Desde allí es posible activar y personalizar distintos comportamientos del módulo según las necesidades de la organización.
Entre las opciones disponibles se encuentran:
Habilitar o deshabilitar el módulo, permitiendo decidir en qué oficinas estará disponible Carpooling.
Definir campos obligatorios, para que los usuarios deban completar determinada información antes de poder utilizar el módulo.
Ocultar el precio de los viajes, en caso de que la organización no desee mostrar el coste asociado a cada trayecto.
Habilitar el check-in, permitiendo confirmar la asistencia al viaje.
Mostrar código QR para check-in, de forma que los usuarios puedan validar su participación mediante escaneo.
Además, desde esta misma configuración es posible personalizar los mensajes enviados automáticamente por Hybo para distintos eventos del módulo, añadiendo texto adicional en las notificaciones de:
Nueva reserva
Reserva cancelada
Reserva perdida
Reserva editada
Solicitud de pasajero
Esto permite adaptar la comunicación al estilo y necesidades de cada empresa.
Gestión de datos en administración
Dentro de la sección Datalist, el módulo cuenta con tres apartados principales para la consulta y gestión de la información:
Viajes
En esta sección se visualizan todos los viajes creados en la plataforma.
Se dispone de filtros para localizar información específica y de la opción de agrupar los resultados por usuario, facilitando la consulta por conductor. Además, es posible exportar toda la información a un archivo CSV para su análisis externo.
Detalle de un viaje
En esta sección se visualizan los detalles de un viaje creado en la plataforma, incluyendo toda la información asociada al trayecto, como origen, destino, fechas, horarios, conductor, plazas disponibles y estado del viaje.
Desde este apartado, el administrador también tiene la posibilidad de editar el viaje y actualizar sus datos según las necesidades, permitiendo realizar ajustes en la información registrada o gestionar cambios operativos de forma sencilla.
Reservas
Aquí se muestran todas las reservas realizadas sobre viajes compartidos.
Al igual que en la sección de viajes, se pueden aplicar filtros, agrupar por usuario y exportar los datos en formato CSV. También se incluye la opción de crear reservas manualmente desde administración.
Al seleccionar la opción de crear una nueva reserva, se abre un formulario donde se pueden definir los siguientes datos:
Oficina
Usuario
Fecha
Viaje
Ubicación
Comentarios
De esta manera, los administradores pueden gestionar reservas en nombre de los usuarios cuando sea necesario.
Detalle de una reserva
En esta sección se visualizan los detalles de una reserva de carpooling creada en la plataforma, incluyendo la oficina, el usuario asociado, la fecha, el viaje seleccionado, la ubicación, el estado de la reserva y los comentarios registrados.
Desde este apartado, el administrador puede consultar toda la información vinculada a la reserva y realizar modificaciones en caso de ser necesario, como actualizar el viaje asignado, cambiar el estado de la solicitud o editar los comentarios asociados. Esto facilita la gestión manual de reservas y el seguimiento de cada trayecto compartido desde el panel de administración.
Gráficos
La sección de gráficos ofrece un panel analítico para visualizar información relacionada con la actividad del módulo.
Se pueden aplicar filtros para segmentar los datos y consultar métricas como:
Cantidad de viajes
Cantidad de conductores
Cantidad de acompañantes
Total de kilómetros recorridos
CO₂ emitido
CO₂ ahorrado
Además, se incluyen gráficos que permiten analizar:
Estado de las reservas
Evolución durante los días
Días con mayor demanda
Reservas por mes
Estas métricas ayudan a evaluar el impacto del uso compartido de vehículos y su contribución a la sostenibilidad.
Uso desde la aplicación de usuarios
En la aplicación de usuarios, el módulo de Carpooling está disponible tanto en la sección Tu día como en Reservas, donde se puede seleccionar el módulo para acceder a su funcionalidad.
Al ingresar, se muestra un formulario con dos opciones principales:
Buscar viajes
Mis viajes
Buscar viajes
Esta opción permite encontrar trayectos ya creados por otros usuarios.
Para realizar una búsqueda, se deben completar los siguientes datos:
Origen
Destino
Fecha de salida
Una vez completada la información, el usuario puede pulsar Buscar viajes para consultar si existen trayectos disponibles.
Si se encuentran coincidencias, se muestra una tarjeta con la información del viaje, incluyendo sus detalles y la ocupación disponible, permitiendo realizar la reserva directamente.
Detalle de un viaje encontrado
Cuando un usuario realiza una búsqueda de viajes disponibles y selecciona uno de los resultados, se muestra una pantalla con el detalle completo del trayecto para poder revisar la información antes de confirmar la reserva.
En esta vista se pueden consultar datos relevantes del viaje, como:
El precio por viaje
El conductor asignado
La parada o punto de recogida seleccionado
La cantidad de asientos máximos y asientos disponibles
Además, el usuario dispone de un campo para añadir una nota al conductor, permitiendo enviar información adicional o comentarios antes de reservar.
Una vez revisados todos los datos, el usuario puede confirmar la reserva directamente desde esta pantalla mediante el botón Reservar, o regresar a la pantalla anterior para continuar buscando otros trayectos disponibles.
Detalle de reserva de viaje del usuario
En esta sección el usuario puede consultar el detalle completo de una reserva de carpooling realizada desde la aplicación. La pantalla muestra toda la información del trayecto reservado, permitiendo hacer seguimiento del viaje y revisar sus datos principales.
Entre la información disponible se incluye:
Oficina asociada al viaje
Punto de recogida seleccionado por el usuario
Fecha de la reserva
Horario de salida
Conductor asignado
Estado actual de la reserva (por ejemplo, prereserva, confirmada o cancelada)
Además, se muestra el recorrido completo del viaje en la sección Ruta, donde el usuario puede visualizar las paradas definidas para el trayecto, incluyendo el punto de origen y destino final.
Desde esta vista, el usuario puede acceder fácilmente al detalle de cada parada del recorrido y consultar la información asociada a su reserva en cualquier momento.
Mis viajes
En la sección Mis viajes, el usuario puede:
Crear un nuevo viaje
Consultar sus viajes creados
Crear nuevo viaje
Al crear un nuevo viaje, se presenta un formulario donde se pueden completar los siguientes campos:
Origen
Destino
Rango de recogida
Fecha
Hora de salida
Precio por viaje
Descripción
También se debe indicar la información del vehículo:
Matrícula del coche
Cantidad de plazas disponibles
Esto permite que otros usuarios puedan reservar una plaza en ese trayecto.
Una vez creado el viaje, se muestra una tarjeta con todos sus detalles y un botón para comenzar el viaje, desde donde el conductor podrá iniciar la experiencia compartida.
Detalle de confirmación de viaje creado
Una vez creado el viaje, el usuario accede a la pantalla de detalle, donde puede consultar toda la información asociada a su trayecto y gestionar su estado.
En esta vista se muestra un resumen completo del viaje, incluyendo el punto de origen, destino, fecha, horario de salida, capacidad disponible y rango de recogida configurado. También se visualiza la ruta definida, permitiendo al conductor revisar fácilmente el recorrido establecido.
Desde esta pantalla, el usuario dispone de diferentes acciones de gestión:
Editar el viaje, para modificar cualquier dato antes de su inicio.
Eliminar el viaje, en caso de cancelación.
Comenzar el viaje, cambiando su estado para indicar que el trayecto ha iniciado.
Además, el conductor cuenta con un espacio para añadir una nota informativa dirigida a los acompañantes, facilitando la comunicación previa al desplazamiento.
En la parte inferior se encuentra la sección de pasajeros, donde se muestra en tiempo real la ocupación del vehículo y el listado de usuarios que han reservado plaza. Esto permite al conductor tener un control completo sobre la disponibilidad y gestión del viaje creado.
Solicitud de asiento por parte de pasajero
Cuando un usuario realiza una búsqueda de viajes disponibles y selecciona uno para unirse como acompañante, puede solicitar una plaza en el trayecto creado por otro usuario.
Al completar la reserva, la solicitud queda asociada al viaje y pasa a mostrarse en el detalle del conductor dentro de la sección Pasajeros. Desde esta vista, el conductor puede consultar la información del solicitante, incluyendo:
Nombre del pasajero.
Correo electrónico.
Punto de recogida seleccionado.
Estado actual de la solicitud.
Las solicitudes de pasajeros se registran inicialmente con estado Por confirmar, permitiendo al conductor decidir si acepta o rechaza la petición.
Desde esta misma pantalla, el conductor dispone de dos acciones rápidas:
Aceptar solicitud, confirmando la plaza para el pasajero y actualizando la ocupación del vehículo.
Rechazar solicitud, denegando la reserva y liberando la plaza para futuras solicitudes.
Cuando el conductor acepta la solicitud, la reserva del pasajero actualiza automáticamente su estado al correspondiente estado confirmado y, además, se incrementa la ocupación del viaje, reflejando la plaza utilizada dentro de la capacidad total configurada para ese trayecto.
De esta forma, el conductor mantiene el control total sobre quién participa en su viaje y puede gestionar fácilmente la ocupación disponible antes de iniciar el trayecto.
Inicio del viaje y validación mediante QR
Cuando el conductor selecciona la opción Comenzar viaje, el trayecto cambia automáticamente su estado a En curso, indicando que el desplazamiento ha iniciado.
A partir de este momento, se habilita un nuevo botón llamado Mostrar QR, que permite generar un código QR temporal para validar la presencia de los pasajeros durante el viaje.
Al pulsar este botón, el código QR se muestra en pantalla durante 30 segundos, tiempo en el que los pasajeros pueden escanearlo desde la aplicación para realizar el check-in de su reserva de viaje.
Este proceso permite confirmar que el pasajero ha iniciado correctamente el trayecto y vincular su asistencia al viaje reservado, facilitando el control de ocupación y la trazabilidad del uso del módulo de carpooling.
Check-in del pasajero mediante escaneo QR
Cuando el pasajero escanea el código QR mostrado por el conductor, la aplicación redirige automáticamente a una pantalla de confirmación donde se visualizan los datos asociados a su reserva de viaje.
En esta pantalla, el usuario puede consultar la información principal del trayecto, como el origen, destino, fecha y conductor asignado. Una vez validado correctamente el escaneo, la reserva actualiza su estado y se muestra un mensaje indicando que el check-in ha sido confirmado.
Este proceso permite registrar de forma rápida la incorporación del pasajero al viaje y confirmar su participación en el trayecto en curso.
Actualización del estado del pasajero tras el check-in
Una vez que el pasajero escanea correctamente el código QR y confirma su asistencia al trayecto, en el detalle del viaje del conductor también se actualiza la información en tiempo real.
Dentro de la sección Pasajeros, el estado del usuario cambia automáticamente de Aceptado a Check-in, indicando que el pasajero ya ha validado su presencia y se encuentra registrado como participante activo del viaje en curso.
Esta actualización permite al conductor visualizar fácilmente qué pasajeros no solo han sido aceptados en el trayecto, sino también cuáles han realizado efectivamente el check-in antes de comenzar el desplazamiento.
Notificaciones del módulo de Carpooling
El módulo de carpooling incluye un sistema de notificaciones automáticas que mantiene informados tanto al conductor como a los pasajeros sobre los eventos más relevantes relacionados con los viajes y reservas.
Notificaciones para el conductor
El usuario que crea un viaje como conductor recibirá notificaciones en los siguientes casos:
Tu viaje de carpool ha sido creado
Se envía cuando el viaje se registra correctamente en la plataforma.
Nueva petición de asiento en tu viaje de carpool
Se envía cuando otro usuario solicita una plaza como pasajero en uno de sus viajes creados.
Tu viaje de carpool ha comenzado
Se envía cuando el conductor inicia el trayecto desde la aplicación mediante la opción Comenzar viaje.
Notificaciones para el pasajero
El usuario que reserva una plaza como acompañante recibirá notificaciones en los siguientes casos:
Tu petición de asiento en carpool ha sido enviada
Se envía cuando la solicitud de plaza se registra correctamente y queda pendiente de aprobación por parte del conductor.
Tu petición de asiento en carpool ha sido aceptada/rechazada
Se envía cuando el conductor gestiona la solicitud y confirma o deniega la reserva.
Tu viaje de carpool ha comenzado
Se envía cuando el conductor inicia el trayecto y el viaje pasa a estado En curso.
Tu viaje de carpool ha sido cancelado
Se envía cuando el conductor elimina o cancela el viaje, afectando a las reservas asociadas.