Room Manager es una aplicación complementaria del módulo de Salas destinada a mostrar la ocupación, hacer check-in y reservar sala en tablets normalmente situadas junto a la entrada de cada sala de reuniones.
Configuración de Room Manager
En el navegador de la tablet, accede a https://rooms.hybo.app/login (también encontrarás el enlace al pie de la sección Mi Cuenta del panel de administración).
En la página de acceso, introduce la clave que encontrarás en el panel de administración bajo Mi Cuenta → campo Clave de suscripción y pulsa Entrar.
En la página siguiente, selecciona la Oficina y Sala a mostrar en la tablet y pulsa Entrar.
TEN EN CUENTA: Si no ves el enlace de Room Manager al pie de la sección Mi Cuenta en el panel de administración y Room Manager tampoco acepta la clave de suscripción, señal de que la funcionalidad no está activada. Contacta con Soporte para activarla.
2. Al ingresar, aparecerá la siguiente pantalla solicitando una clave de suscripción 🔑.
Esta clave la encontrarás también en la página de administradores, dentro de la sección "Mi cuenta".
Una vez ingreses la clave, se habilitará el botón "Entrar" ✅.
3. En la siguiente pantalla deberás seleccionar la oficina y la sala que se mostrará en la tablet de entrada, para gestionar las reservas en caliente que ofrece el Room Panel.
Primero elige la oficina, luego la sala, y finalmente haz clic en "Entrar". ¡Y listo! 🎉 Ya habrás terminado la configuración.
🧭 Uso de Room Manager
🧭 Uso de Room Manager
Una vez configurada la tablet con la sala deseada, verás la siguiente pantalla:
En la sección derecha, se mostrará un listado con los próximos eventos 📅.
En la parte inferior, podrás visualizar las horas de forma cronológica y la duración de las próximas reservas ⏱️.
🔵 Pantalla verde: la sala está libre
🔴 Pantalla roja: la sala está ocupada
También podrás:
Generar reservas "en caliente" haciendo clic en la pantalla, eligiendo la duración de la reunión y pulsando el botón "Reunirse" 🤝.
Hacer Check-in y Check-out fácilmente.
🔄 Sincronización de Room Manager
En el módulo de Salas de HYBO, incluyendo los paneles de Room Manager, la sincronización con Microsoft 365 (Outlook) y Google Workspace funciona de forma bidireccional para mantener la información de las reservas actualizada entre plataformas.
Cuando una reserva se crea, modifica o cancela desde HYBO, el cambio se envía automáticamente al sistema externo.
Cuando la acción se realiza directamente desde Microsoft 365 o Google Workspace, la actualización en HYBO depende de los tiempos de sincronización de cada proveedor. Como referencia, los cambios pueden tardar aproximadamente entre 4 y 9 minutos en Google Workspace y entre 15 y 30 minutos en Microsoft 365.
Estos tiempos deben tenerse en cuenta especialmente en reservas o modificaciones realizadas con poca antelación.
📡 Actualización de Room Manager ante problemas de conexión
Room Manager dispone de diferentes mecanismos para mantener actualizada la información que se muestra en el panel, incluso ante posibles interrupciones en la conexión en tiempo real.
Cuando la conexión en tiempo real está disponible, el panel se actualiza automáticamente al recibir nuevos eventos. Si la conexión no está disponible, Room Manager realiza un refresco automático cada minuto para obtener la información más reciente.
Además, como mecanismo de respaldo, si la conexión permanece activa pero transcurren 10 minutos sin recibir actualizaciones, el panel realiza automáticamente un nuevo refresco.
De esta manera, Room Manager puede mantener la información actualizada incluso ante interrupciones temporales de conexión o problemas en la recepción de eventos.